Dijital dönüşümün hızı ve etkisi hayatın bütün alışkanlıklarını dönüştürmeye devam ediyor. Bu dönüşüm birçok alanda yeni uygulamaları ve pratikleri beraberinde getirdiği gibi haliyle finans dünyasında da etkili oluyor. Bu bağlamda finans dünyasındaki bankacılık, ödeme ve yatırım işlemlerinin yanı sıra muhasebe ve faturalandırma işlemleri de dijital ortamda yeni praktiklere sahip olarak insanların hayatını kolaylaştırıyor.
Dijital dönüşüm neticesinde işletmelerin ve tüketicilerin işlerini kolaylaştıran uygulamalar arasında e-Arşiv fatura çözümleri her geçen gün yaygınlaşırken özellikle işletme sahipleri e-arşiv fatura hakkında pek çok soru işaretini zihninde taşıyor. Eğer siz de e-arşiv fatura ne demek sorusuna yanıt arıyor ve e-faturanın tanımı, işlevi, özellikleri ve avantajları hakkında bilgi sahibi olmak istiyorsanız gelin konu hakkındaki detayları birlikte inceleyelim.
e-Arşiv Fatura Nedir?
e-Arşiv fatura, Türkiye Cumhuriyeti Hazine ve Maliye Bakanlığına bağlı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standartlar ve kurallar çerçevesinde, elektronik olarak oluşturup saklanan ve müşterilere ibraz edilen fatura türüdür.
e-Fatura kapsamında olmayan gerçek ve tüzel kişiler için düzenlenebilen e-arşiv fatura, mali değeri olan ve vergilendirme süreçlerinde esas alınan bir belgedir. Yeni nesil bir uygulama olarak teknolojik altyapıların ve internetin gücünden fazlasıyla yararlanan e-arşiv fatura uygulaması, hem kamu kurumlarına ait yazılım ve sistemlerden hem de entegrasyon hizmeti sunan ve özel yazılım şirketleri tarafından geliştirilmiş olan uygulamalardan sürdürülebilir. e-Arşiv Fatura limiti 2024 yılı için 6 bin 900 TL olarak belirlenmiştir. Bu tutarı aşan faturalarda sınır uygulanır.
e-Arşiv Fatura Ne İşe Yarar?
e-Arşiv fatura uygulamasının en temel işlevi ve amacı, e-fatura kullanıcısı olmayan alıcılara da dijital ortamdan elektronik fatura gönderilmesini sağlamaktır. Burada faturayı düzenleyen taraf açısından hızlı ve kolay bir fatura ibraz süreci amaçlanırken maliyet konusunda da tasarruf imkânı doğar. e-Arşiv faturaların niteliği ve geçerliliği, standart ve geleneksel bir kağıt fatura ile tamamen aynıdır. Tıpkı eskiden her alışveriş sonrasında kâğıt fatura kesilmesi gerektiği gibi günümüzde özellikle online alışverişlerden sonra kağıt fatura yerine e-arşiv fatura kesilebilir. Yine aynı şekilde kâğıt faturada yer alan bütün bilgiler de e-arşiv fatura üzerinde yer alır.
e-Arşiv Fatura ile e-Fatura Arasındaki Fark Nedir?
e-Arşiv fatura ile e-fatura kavramları sıklıkla birbirleri ile karıştırılır. Kağıt faturalardan farklı olarak iki fatura türünün de dijital ortamda düzenlenip iletilmesi önemli bir benzerlik olsa da esasen e-arşiv ve e-fatura arasında belirgin farklar vardır. e-Arşiv faturayı E-faturadan ayıran özellikler şunlardır:
- e-Arşiv faturalar e-fatura kullanıcısı olmayan kişilere, e-faturalar ise yalnızca e-fatura kullanıcısı olan kişilere gönderilir.
- e-Faturalar firmalar ve kurumlar arası faaliyetlerde kullanılırken e-arşiv fatura ürün veya hizmet satın alan tüketici bireylere gönderilir.
- e-Arşiv faturalarda e-faturadan farklı olarak zaman damgası vardır.
- e-Arşiv faturayı hem elektronik ortamda hem de kâğıt olarak iletmek mümkündür. e-Fatura ise bu sisteme geçildikten sonra yalnızca elektronik olarak gönderilebilir.
- e-Faturaların gönderilmesini sağlayan sistem doğrudan GİB’e bağlıdır ve her fatura kesildiği anda GİB üzerinden alıcıya ulaşır. e-Arşiv fatura kullanımında ise günlük olarak GİB’e rapor gönderilir. Bu işlemi genelde kullanılan yazılım düzenli ve otomatik bir şekilde gerçekleştirir.
e-Arşiv Fatura Kullanmanın Avantajları Nelerdir?
e-Arşiv fatura uygulamasına geçmenin hem firmalar hem de alıcılar için çok sayıda ayrıcalıklı yönü vardır. e-Arşiv fatura avantajları arasında ön plana çıkan hususlar şunlardır:
- Bu fatura türü her şeyden önce hızlı ve güvenli bir şekilde gönderilir. Posta süreçlerinde ortaya çıkabilecek yavaşlık veya aksaklıklar e-Arşiv fatura kullanımı ile ortadan kalkar.
- e-Arşiv Fatura kullanmak, faturaların kaybolması gibi sorunların önüne geçer. Böylelikle satış sonrası hizmet için gerekli olduğunda faturalara ulaşmak sistem üzerinden kolaylıkla sağlanabilir.
- 10 yıl boyunca sorunsuz bir şekilde saklanabildiği için arşivinizde yer verebilirsiniz.
- e-Arşiv faturaların tasnifi ve raporlaması kolaydır. Gelişmiş yazılımlar ile sürdürülen e-Arşiv fatura işlemlerinde gruplandırma, detaylı arama, raporlama gibi işlemler son derece hızlı bir şekilde gerçekleştirilir. Ayrıca kâğıt faturaların düzenlenmesindeki işçilik, arşivleme ve raporlama giderlerinden tasarruf edilir.
- Bu faturaları tercih etmek kağıt kullanımını sınırlandıracağı için hem maliyeti düşürür hem de daha çevreci bir yaklaşım olarak firmaların çevreye karşı sorumluluğunu geliştirir.
- e-Arşiv fatura uygulaması, muhasebe süreçlerini hızlandırırken hata olasılığını da minimuma indirir.
- e-Arşiv faturalar günlük olarak GİB’e iletildiği için vergi süreçleri hızlı ve şeffaf hâle gelir. Böylelikle firmalar ve tüketiciler kamuya karşı sorumluluğunu yerine getirmiş olur.
- e-Arşiv faturaların zamandan ve mekândan bağımsız depolanması için bulut depolama sistemleri kullanılır. Böylelikle firma yetkilisi her yerden ve istediği cihazdan depolanan verilere ulaşabilir.
- e-Arşiv faturalarda yedi iş gününe kadar ters kayıt ve onay bildirimi olanağı vardır.
e-Arşiv Fatura için Nasıl Başvurulur?
e-Arşiv fatura mükellefi olmak isteyen kişiler başvurularını GİB üzerinden gerçekleştirmelidir. Eğer doğrudan GİB üzerinden başvuru yapacaksanız e-Arşiv portal sitesini kullanarak başvurunuzu tamamlayabilirsiniz. Bununla birlikte e-Arşiv altyapı ve yazılım hizmetleri sunan bir firma ile çalışarak resmi başvuru süreçlerinde çözüm ortağınıza danışabilirsiniz. e-Arşiv fatura için sizden talep edilen adımları yerine getirdikten sonra firmanız e-Arşiv fatura düzenlemek için hazır hâle gelir. Ardından GİB’e bağlı e-Arşiv portal veya kullandığınız entegrasyon yazılımı üzerinden e-Fatura düzenleyip göndermeye başlayabilirsiniz.
