Dünyanın her bir noktasına entegre olan dijitalleşme, bilhassa muhasebe ve finansman alanındaki uzantılarıyla dikkat çekici. Klasik faturalandırma sürecini geride bırakan elektronik fatura, hazırlanması saatler ve hatta günler suran bu belgeyi teknolojinin nimetlerinden yararlanarak dakikalar içinde hazırlama fırsatı sunar. Bu da birçok fayda ve avantaj demektir. e- Fatura faydaları kafanızda daha net oluşsun diye aşağıdaki tabloyu hazırladık;

e- Fatura Kullanmanın Avantajları

e- Fatura, posta ve kâğıt gibi ek işlem maliyetlerini minimize eder.

Fatura uygulamaları hızlanır, çünkü manuel işlemler ortadan kalkar ve bu da zaman tasarrufu verir.

Elektronik fatura, sistem üzerinden kolay arşivleme olanağı sunarak erişilebilirlik sağlar.

E- arşiv fatura sayesinde otomatik veri girişleri söz konusu olur ve bu da fazladan iş yükünü ortadan kaldırır.

Muhasebe işlemlerini entegre ederek kolayca yönetme imkânı sunar. Bu da düzen verir.

Hızlı tahsilat desteği sunan elektronik fatura, dijital süreçleri ile birlikte tahsilatların hızını ve verimini artırır.

Dijital fatura, sürdürülebilirlik katkısıyla kâğıt kullanımını azaltır.

Elektronik fatura üzerinden mutabakat yapmak basittir ve uyum kontrolüyle finansal doğruluk elde edilir.

Fatura kesme özgürlüğünde mekân sınırsızlığı elde edilir. İhtiyaç duyulan tek kaynak internet bağlantısı.

e- Fatura, dijital imza ve şifreleme gibi güvenlik faktörleriyle daha rahat edebileceğiniz bir yöntem.

Şimdi gelin, birlikte e-fatura avantajlarını detaylarıyla inceleyelim…

1.Maliyetleri Azaltma

e- Fatura avantajları listesinde maliyet en dikkat çekici olanlardan biri. Çünkü e-Fatura, maliyet tasarrufunda önemli bir araç. Dijital ortamda hazırlanan bu belge, geleneksel yöntemlerle hazırlanan faturadaki mürekkep, zarf ve kâğıt maliyetlerini ortadan kaldırır. e- Arşiv faturanın sistem üzerinden hızlıca hazırlanması ve karşı tarafa anında iletilmesi de kargolama, arşivleme ve yazdırma gibi masrafların maddi yükünü azaltır.

Fatura hazırlama ve çoğaltma gibi süreçler, ofiste iş yükü ve dikkat gerektiren operasyonel süreçleri kapsar. Bu esnada hata yapma riski de doğar. e- Fatura avantajları ile yapılan yanlışlar dakikalar içerisinde düzeltilerek yeniden fatura yazdırma sırasındaki maddi yükleri de azaltır.

2.Zaman Tasarrufu Sağlama

Zaman yönetimi ve e-Fatura, birbirine sıkı sıkıya bağlı iki kavram. Normal şartlarda el ile fatura hazırlamak zaman alan bir süreç ve bunu yaparken yanlış yapma riski de var. Dijital ortamlarda hazırlanan elektronik faturalar, bu risklerle oluşan zaman kaybının önüne geçerken yazdırma ve baskı gibi operasyonel süreçlerin süresini de kısaltır. Ayrıca geleneksel fatura sisteminde kargolama ve kargo takibi gibi zaman alıcı aşamalar da bulunur. Şirketinin tahsilat sürecini kısaltmak ve kolaylaştırmak isteyen birçok işveren de dijital faturayı tercih eder.

3.Sistem Üzerinde Kolay Arşivleme

e-Fatura, entegrasyonu kolay bir uygulama. Yani hemen hemen her cihaza ve sisteme uyumluluğu mümkün. Dijital ortamda sürekli olarak arşivlenebilen faturalar, evrak kalabalığını ortadan kaldırır. Önceden arşivlenen faturayı tıkla ve birkaç dakikada bulabilir ve faturayı kaybetme kaygısı yaşamazsınız. e- Fatura faydaları arasında bulunan arşivleme, faturanın müşteriye ulaşmaması ya da kargo aracında kaybolması gibi sorunların etkisini de azaltır. Bu, iş stresini ve evrak yoğunluğunu azaltırken yerden tasarruf etmeye de yardımcı olur.

4.İş Yükünü Azaltma

Dijital faturalandırma sistemi, iş yükünün yüksek oranda azalmasına katkıda bulunur. Bu yöntem sayesinde imza, kaşe, fatura basma ve saklama gibi operasyonel yükleri minimuma indirebilirsiniz. e- Fatura faydaları sayesinde daha az yığılan evrakla karşı karşıya kalır ve minimum iş yüküyle zamandan kazanarak veriminizi yükseltebilirsiniz. Bu yöntemle manuel veri girişleri azaldığından iş süreçlerinin doğruluğu ve güvenilirliği de artmış olur. Azalan iş yükü, anında erişim ve güncelleme olanaklarıyla müşteri memnuniyetini de yükseltir.

5.Muhasebe Sistemini Kolayca Yönetme

e-Fatura entegrasyon süreçleri, muhasebe sistemini kolayca yönetme fırsatı sunar. Çünkü hazırlanan faturalar, muhasebe sistemiyle doğrudan bağlantılı olur. Fatura kesme, arşivleme ve kargolama gibi birçok işlem bu sayede kolaylaşır ve evrak yoğunluğu ile gelen kafa karışıklığı ortadan kalkar. Bu, aynı zamanda daha az veri girişi, nitelikli raporlama ve esnek kontrol alanı sunar. Öte yandan muhasebe işlemlerinin dijitalleşmesiyle malî raporlar daha verimli ve hızlı şekilde hazırlanabilir. Böylece şirketinizin finansal kararlarını daha sağlıklı bir temele oturtabilirsiniz.

6.Hızlı Tahsilat Desteği

e-Fatura sistemi ile hızlı tahsilat desteği de alırsınız. Faturalarınız, bu sistem sayesinde müşterilerinize daha hızlı ulaşır ve bu da tahsilat sürecini doğrudan hızlandırır. Müşteriler, hazırladığınız e-Faturayı siz iletir iletmez görüntüleyebilir. Şirket içi gecikmeler, tahsilat sorunları ve faturanın iletilememesi gibi problemlerin etkisi bu sayede azalmış olur. Ayrıca faturanın müşteri tarafından görülüp görülmediğini kontrol etmek için sistemden destek alabilirsiniz.

7.Sürdürülebilirlik Katkısı

e- Fatura faydaları ile çevremize de katkıda bulunur. Bu sistem baştan aşağı doğa dostu bir seçenek sunar ve dijitalde hazırlanan faturaların şirketin sürdürülebilirliğine de katkısı vardır. Dijital ortamda hazırlanan her bir fatura ile kâğıt ve malzeme israfı önlenmiş olur ve doğanın döngüsüne destek olunur. Bilinen bir bilgiye göre, ayda kesilen 500 kâğıt fatura için 2 bin ağaç kesilmekte. Ayrıca e- fatura sistemi, şirket bütçesine ve zaman yönetimine de iyi bir yatırım olabilir.

8.Kolay Mutabakat Avantajı

e- Fatura faydaları ile tanışanların dikkatini çeken bir diğeri ise kolay mutabakat. Bu süreçler sayesinde yapılan işlemler kısaldığından mutabakat süreçleri de kolaylaşır. Faturalar, dijital sistemler sayesinde karşı tarafa hızla ulaştığından her ay düzenli olarak gerçekleşen mutabakatlar da basit hâle gelir. Uygulamalar sırasında yapılan raporlamalar sayesinde hatalar da minimize edilmiş olur.

9.Mekân Fark Etmeksizin Fatura Kesme Özgürlüğü

e- Fatura faydaları arasında bulunan zaman özgürlüğüne mekân esnekliği de eklenir. Bu sistem ile fatura hazırlama, baskı, imza ve kaşe gibi iş süreçlerinin çoğu ortadan kalktığından fiziki ofis gerekliliği de bulunmaz. İnternet bağlantısı ve bilgisayarın olduğu her yerde fatura kesilebilir. Dijital faturalandırma için ev veya ofis zorunluluğu olmadan, gittiğiniz bir kafeyi ya da bir sahil kenarını dahi mekân olarak seçebilirsiniz.

10.Güvenli İşlemler

e-Fatura, güvenlik özellikleriyle de dikkat çeker. Dijital ortamda düzenlenen faturalarınız güvenle saklanır ve şirket bilgilerinin kaybolması riski ortadan kalkar. Bu, evrak kalabalığı olmadan da güvenli işlem yapmanın mümkün olduğunu gösterir. Ayrıca bu sistemlerde dijital imza ve şifreleme gibi özellikler bulunur. Veri bütünlüğünü koruyan ve şirket bilgilerini üçüncü taraflardan koruyan bu nitelikler, tüm işlemlerin kayıt altına alınmasıyla birlikte e- Faturanın güvenli bir yöntem olduğunu ortaya koyar.

Önemli! 2024 yılı itibarıyla Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayımlanan tebliğ ile e-Fatura zorunluluğu ve yeni düzenlemeler yeniden söz konusu oldu. Bilindiği üzere, zorunluluk kapsamındaki mükelleflerin 1 Temmuz 2023 tarihine elektronik fatura sistemine geçmesi beklenmişti. Yeni yapılan güncellemeyle; brüt satış hasılatı tutarına göre e- arşiv faturaya geçecek şirketlerin e- defter uygulamasına geçişi için son tarih 1 Ocak 2025.