Ticarette her türlü ürün ve hizmet satışı karşılığında fatura kesilir. Faturalar hem muhasebe hem de vergilendirme süreçlerinde doğru uygulamalar sürdürmek için son derece önemli. Teknolojinin gelişmesi ve dijital dönüşümün her kesimden insanın alışkanlıklarını değiştirmesi neticesinde fatura oluşturma, düzenleme ve saklama işlemleri de dijital alana taşınmaya devam eder.
Hem işletmeciler hem de işletme profesyonellerinin yeni nesil fatura düzenleme metodu e-fatura hakkında bilgi sahibi olması gerekli. Zira e-fatura hem yasal altyapısı olan hem de işlevsel ve çevresel nitelikleri bakımından önem arz eden bir konu. Siz de e-fatura nedir, ne işe yarar, nasıl kesilir ve e-fatura avantajları nelerdir sorularına yanıt bulmak için gelin konuyu yakından inceleyelim.
e-Fatura Nedir? Ne İşe Yarar?
e-Faturanın tanımı, geleneksel kağıt fatura türleri ile işlevsel açıdan benzerlik taşır. Zira e-Fatura, daha önce kağıt olarak düzenlenen faturanın dijital ortamda oluşturulması ile elde edilen ve mali geçerliliği olan dijital evraktır. e-Fatura kullanan işletmeler satış işlemlerini bu yöntem ile kaydedebilir ve faturaları dijital ortamda ilgili taraflara iletebilirler. Günümüzde özellikle e-ticaret sektöründe bir hayli popüler olan e-fatura uygulaması, e-ticaret sitelerinin müşterilere kağıt fatura yerine e-posta ile fatura göndermesini sağlar.
e-Fatura Kesmek Zorunlu mudur?
e-Fatura geçme zorunluluğu henüz her işletme için geçerli olan bir durum değildir; ama son yıllarda bazı yasal düzenlemelerle belirli kriterleri taşıyan işletmeler için zorunlu hale geldi.
e-Fatura oluşturma konusundaki yasal dayanak, Vergi Usul Kanunu’ndaki 232. Madde olup bu madde ile ilgili yönetmelikler ve tebliğler çerçevesinde şekillenir. Güncel durumda e-fatura kullanma zorunluluğu olan işletmeler şu şekilde sınıflandırılır:
- Bir önceki yıla ait brüt satış geliri en az 5 milyon Türk lirası olan vergi mükellefleri.
- Gelir Vergisi Kanunu çerçevesinde faaliyet sürdüren vergi mükellefleri. (Ticari, zirai veya mesleki faaliyetler)
- Türkiye’den başka ülkelere ürün veya hizmet ihraç eden vergi mükellefleri.
- Özel sektörde yer alıp kamu mükellefi sınıfına giren işletmeler. Buna örnek olarak belediye ya da bakanlık iştiraklerinden söz etmek mümkün.
- Kamu kuruluşları, limited şirketler, anonim şirketler, bölünmüş sermayeli komandit şirketler, dernekler, vakıflar, kooperatifler gibi tüzel kişilikler.
e-Fatura kesmek için yasal yükümlülüğü bulunan mükellefler, 2023 yılı itibariyle yürürlükte olan işleyişe göre bu örneklerdeki gibi olsa da gelecek yıllardaki olası yeni düzenlemelerle e-fatura zorunluluğu konusundaki kapsam genişleyebilir.
e-Fatura Kullanmanın Avantajları Nelerdir?
e-Fatura kullanımının hem şirketler hem de müşteriler açısından pek çok ortak avantajı var. Dilerseniz bu avantajlar arasında ön plana çıkanları madde madde inceleyelim:
- e-Fatura kullanımı kağıt faturaya göre çok daha hızlı bir süreçtir. Hem fatura oluşturmak ve göndermek hem de gerekli durumlarda e-fatura iptal ve yeniden düzenleme işlemleri, kağıt fatura işlemlerine kıyasla son derece hızlı ilerler.
- e-Fatura kullanan şirketler, faaliyet gösterdikleri süreçteki tüm satışlarını ve gelirlerini dijital ortamda kolaylıkla kayıt altına alabilirler. Bu da hem muhasebe hem de vergi süreçlerinde çok daha şeffaf ve düzenli adımlar atılmasını kolaylaştırır.
- e-Fatura kullanımı maliyet açısından tasarruflu bir yoldur çünkü kâğıt fatura oluşturmak ve üretmek malzeme giderlerini artırır.
- e-Fatura kesmek çevreci bir yöntem. Şirketlerin gün içinde çok sayıda fatura düzenlemesi gerekir ve bunların her biri için kağıt harcandığında bu durum israfa yol açar. e-Fatura kullanımı, sürdürülebilir ve çevreci bir anlayış için en önemli yöntemler arasında yer alır.
- e-Fatura düzenlemek hem dijital ortamdaki farklı muhasebe araçları arasındaki entegrasyonu kolaylaştırır hem de işlevselliği ile müşterilerin gözündeki işletme itibarını artırır.
- e-Faturaların iletilmesi, sistemlere entegre edilmesi, saklanması çok daha kolay ve gerekli durumlarda faturalara dijital arama metotlarıyla ulaşmak son derece hızlı. Kağıt fatura ise fiziki bir materyal olarak epey zaman kaybına yol açabilir. Örneğin garanti kapsamında teknik destek talep edilen bir ürün için e-fatura kullanıldığında işlemler çok daha hızlı ve güvenli bir şekilde sürdürülebilir.
- e-Faturalar dijital ortamda saklandığı için kayıp durumlarında tekrar indirilebilir ve müşteriye iletilebilir.
e-Fatura Nasıl Kesilir?
e-Fatura işleyişi uygulama açısından bir hayli kolay. e-Fatura kesme zorunluluğu olan ya da tercihen e-fatura sistemine geçmiş olan vergi mükellefleri, dijital ortamda fatura oluşturmak için Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) portalından ya da entegrasyon işlevi gören özel portallar üzerinden işlem gerçekleştirebilir. Bu sistemler, e-Fatura oluşturduktan sonra ürün veya hizmeti satın alan kişiye göndermek için de son derece işlevsel. İşte e-Fatura kesmek için adım adım yapılması gerekenler:
- e-Fatura kesmek için İVD sistemine giriş yapıp Arşiv Portal bölümüne girilir.
- Ardından “Belge İşlemleri” seçeneği tıklanır ve “Fatura Oluştur” seçeneği seçilir.
- Bunun ardından gerekli alanlar doldurularak fatura oluşturulur ve taslak olarak kaydedilir.
- Taslak halindeki faturanın kontrolünün ardından GİB İmza butonu seçilir.
- Cep telefonuna gelen doğrulama kodu ile e-fatura onaylanır.
e-Fatura Kullanımının Muhasebe ve Vergi Süreçlerine Etkileri Nelerdir?
Fatura düzenlemek hem müşterilerin satın alma sürecindeki güvencesini temin etmek hem de muhasebe ve vergi süreçlerinde sağlıklı adımlar atmak için önemlidir. e-Fatura kullanımı, muhasebe ve vergi işlemlerinde şu ayrıcalıkları sunar:
- Bütün dijital faturalar sistematik bir şekilde raporlanarak vergi süreçlerinde şeffaflık sağlanır ve yasal açıdan sağlıklı bir süreç işler.
- Şirketin gelir gider dengesini doğru analiz etmek için e-fatura işleyişi ve verilerine ihtiyaç duyulur. Böylelikle şirketin satışları belirli dönemler çerçevesinde incelenerek geçmişe veya güncel döneme ait analizler sürdürülebilir.
- e-Fatura şirketlerin yalnızca vergi ödemeleri değil; vergi iadeleri ve indirimlerinde de süreci hızlandırır ve şirketlerin vergiden doğan maliyetlerini hızlıca azaltmaya yardımcı olur.
e-Fatura Kesmek için Uygulanması Gereken Yasal Süreçler Nelerdir?
e-Fatura uygulamasına başvuru yapmak için öncelikle şu belgeleri temin etmek gerekir:
- e-Fatura uygulaması başvuru formu ve taahhütnamesi
- Şirket kuruluş sözleşmesi
- Noter onaylı imza sirküleri
- Elektronik mali mühür sertifika sahibi taahhütnamesi (Mali mühür sertifikası, eğer başvuru ilk etapta uygun görülürse Kamu Sertifikasyon Merkezlerinden Mali Mühür Sertifikası bedeli karşılığında alınır)
e-Fatura kullanıcısı olmak için internet yoluyla GİB Portal üzerinden e-fatura başvurusu yapılabilir. Eğer gerçekleştirdiğiniz başvuru ilk etapta uygun görülürse kullanıcı hesabınız aktif hâle getirilir. e-Fatura sistemine, sizin için tanımlanan kullanıcı bilgileri ile giriş yapabilirsiniz.
e-Fatura Keserken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?
İster zorunlu olsun isterse de isteğe bağlı olsun e-fatura kesmek, yasal olarak sorumluluk gerektirir. Bunun için e-fatura kesen işletme sahipleri ve yetkililerinin dikkat etmesi gereken bazı hususlar var. İşte e-fatura keserken göz önünde bulundurmanız gerekenler:
- Bütün bilgiler doğru ve eksiksiz olmalı ki vergi ve muhasebe süreçlerinde şeffaflık olsun.
- Vergi yasalarına uygun şekilde hazırlanan e-faturalarda ürün ve hizmet hakkındaki bilgiler de detaylı bir şekilde yer almalı. Müşterinin satış sonraki hak iddiasında bulunduğu durumlarda bu bilgilerin tam ve doğru olması çok önemli.
- e-Faturaların gereğine uygun şekilde ve sürede saklanması da gerekli durumlarda faturalardaki bilgilere başvurulması için son derece önemli.
Bütün yasal kurallara ve temel hususlara uyulduğu takdirde e-fatura kullanmak son derece işlevsel ve güvenli bir uygulamadır. Eğer siz de e-faturaya geçiş yapmak isterseniz hemen ilgili mecralardan başvurunuzu gerçekleştirebilirsiniz.
