Sevk irsaliyesinin elektronik ortamda düzenlenerek iletilmesini sağlayan e- İrsaliye ticaret dünyasının her gün haşır neşir olduğu bir konu. Daha çevre dostu, ekonomik, hızlı ve kolay bir çözüm sunan bu yöntem, özellikle büyük ölçekli ve cirosu aşkın şirketlerin geçmesi gereken bir uygulamayı içerir. Bu yazıda elektronik irsaliyenin ne olduğunu, kimlerin kullanması gerektiğini, nasıl düzenlendiğini ve avantajlarını detaylı şekilde bulabilirsiniz. Keyifli okumalar!
E-İrsaliye Nedir?
e- İrsaliye ticarî işlevi olan tüm işletmeleri ilgilendiren, bu işletmelerin yapması gereken bir uygulama olarak nitelendirilebilir. Bir malın taşınma ve sevk süreçlerinde irsaliye kesilmesi gerekir ve söz konusu kavram, bunun dijital ortamda yapılmasını ifade eder. Daha özetleyici bir tanımla “e- İrsaliye nedir?” sorusuna, “İşletmeden çıkan mal ve hizmetlerin bedelini gösteren belgenin elektronik ortamda düzenlenmiş formu” şeklinde yanıt verilebilir. Genel hatlarıyla e- İrsaliye geçiş zorunluluğu bulunan sektörler şunlar;
- e- Ticaret faaliyeti yürüten her sektörden işletme,
- e- Fatura uygulamasına zorunlu tutulan şirketler,
- Maden sektöründe faaliyet gösterenler ve maden ürünlerinin ticaretini yapan firmalar,
- Özel Tüketim Vergisi (ÖTV) kapsamındaki mallar üzerinden ticaret faaliyeti yürütenler.
Not: Ülkemizde e irsaliye kullanıma yönelik ilk zorunluluk 1 Temmuz 2020 tarihinde söz konusu oldu. Burada, bir takvim yılı içinde satış hasılat tutarı 10 milyon TL’yi aşan işletmelerin elektronik irsaliyeye geçmesi gerektiği duyuruldu. Son tarih olarak ise 1 Temmuz 2024 verildi.
E-İrsaliye Ne İşe Yarar?
İrsaliyeler, geçmiş dönemlerde geleneksel bir yöntemle kâğıt üzerinde düzenlenirdi. Format ve kapsam olarak Gelir İdaresi Başkanlığının belirlediği ve Vergi Usul Kanunuyla yürürlüğe giren e- İrsaliye ise işletmelere daha esnek fırsatlar sunar. Zaman ve maliyet anlamında kayda değer avantajlar sunan bu yöntem, arşivleme alanında kolaylık ve yer tasarrufu sağlar. İş süreçlerinin hızlanması ve işlemlerin dijital ortamlarda takip edilmesi de cabası olur.
E-İrsaliye Fatura Yerine Geçer mi?
e- İrsaliye düzenlemesine geçmeyi düşünen işletmelerin kafasını en çok karıştıran konuların başında gelse de her ikisinin ayrı belgeler olduğunu söylemeliyiz. Yani e- İrsaliye, fatura yerine geçmez. İrsaliyeli fatura düzenlenmesi gibi bir durumda ya da faturaya “İrsaliye Yerine Geçer” ibarenin eklenmesine ek fiili sevk saat/tarihi yazılmasıyla her ikisi yerine geçebilir. Bu noktada akıllara “e-İrsaliye kesmeden e-fatura kesilir mi?” sorusu gelmiş olabilir. Sonuç olarak sözü geçen koşullar sağlandığında ayrı bir şekilde elektronik irsaliye düzenlemeye gerek kalmaz.
Kimler E-İrsaliye Kesebilir?
Elektronik irsaliye, malı taşıyan ve taşıttıran firma tarafından kesilir. Durumu bir örnekle anlatalım;
A ve B firması arasında bir ticarî ilişki olsun. A firması, ürettiği ürünü B firmasına göndermeden ve sevkiyat aracını yola çıkarmadan önce muhasebe departmanına elektronik irsaliye kestirmeli.
Ayrıca;
- Ticarete konu olan mal, satıcı tarafından sevk ediliyorsa bu durumda elektronik irsaliyeyi satıcı,
- Mal, alıcı tarafından taşınıyorsa alıcı,
- Mal, lojistik şirketi veya kargo tarafından sevk ediliyorsa lojistik veya kargo şirketi düzenler.
E-İrsaliye kesebilme yetkisi, belirlenmiş bazı kriterleri taşıyanlara ait olur. Bu kriterleri taşıyan kişiler, söz konusu belgeyi kesmek için ilk olarak e- İrsaliye başvurusu yapar. Bu noktada akıllara “e- İrsaliye başvurusu nasıl yapılır?” sorusu gelebilir. Bu konu ile ilgili bazı püf noktaları aşağıdaki tablodan inceleyebilirsiniz;
| Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği usullere göre başvuru yapmak açısından e- İrsaliye uygulama kılavuzu rehber olarak alınabilir. |
| e- İrsaliye kullanıcı listesi, yani söz konusu belgeyi kesme konusunda yetkili olan mükelleflerin listesi, yine GİB tarafından sunulur. |
| e- İrsaliye iptali konusu da merak konusu. Mükellef tarafından düzenlenmiş bir belgenin iptali gerekiyorsa bunun da Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği kurallara ve tebliğine uygun yapılması koşulu var. |
| e- İrsaliye erteleme işlemi de yine belirli şartlar özelinde talep gerçekleştirilerek yapılır. İlgili tebliğleri öğrenmek için şu linki inceleyebilirsiniz: Gelir İdaresi Başkanlığı e- irsaliye uygulama kılavuzu. |
Not: e- İrsaliye kayıtlı kullanıcılarının yaptıkları mal ihracatı faaliyetlerinde sevkiyat öncesi bu belgenin dijital ortamda düzenlenmesi gerekir. Ticarete konu olan her tür ihracat işleminde alıcının sisteme kayıtlı olmaması gibi durumlarda irsaliyeye “muhtelif müşteri” yazılabilir.
Alternatif olarak e- İrsaliye yerine geçen e-fatura ya da e-arşiv fatura da düzenlenebilir. Sözü geçen bu süreçler, e-İrsaliye geçiş tebliği kapsamında ve belirlenen yükümlülüklere göre yürütülmeli, işletme sahipleri gerektiği durumlarda bu konuda uzman olan kişileri istihdam etmeli. Peki e- İrsaliye nasıl kesilir? Bunun yanıtını yazının “E-İrsaliyede Bulunması Gereken Zorunlu Bilgiler Nelerdir?” isimli başlığında bulabilirsiniz.
E-İrsaliye Hangi Durumlarda Kesilmez?
e- İrsaliyenin kesilmediği durumlar da var. Bu durumlardan bazıları şunlar;
- Muafiyet Kapsamındaki İşlemler: Vergi kanunlarında belirtilmiş, muafiyet kapsamındaki bazı işlemler, elektronik irsaliyeyi zorunlu tutmayabilir.
- Şahsi Araçlarla Yapılan Taşımacılık: Kişinin kendi aracıyla yaptığı taşımacılık uygulamalarında ve kendi iç ihtiyaçların aktarımında elektronik irsaliye zorunluluğu bulunmaz.
- Belirli Sınırların Altında Kalan Uygulamalar: Ciro tutarı belirli sınırın altında kalan küçük esnafların elektronik irsaliye düzenleme zorunluluğu olmayabilir. Sözü geçen sınırlar, vergi kanunlarında belirtilir.
- Özel Projeler: Özel proje kapsamında ve geçici olarak yapılan mal gönderimleri, e- İrsaliye düzenlemeyi zorunlu tutmayabilir.
- Deneme Ürün Gönderimleri: Ar-Ge çalışmaları, ürün geliştirme ve kalite kontrol gibi amaçlarla yapılan üretimlerin gönderiminde elektronik irsaliye zorunlu olmayabilir.
- İadeler: Özellikle müşteri memnuniyetsizliğinden sonra yapılan mal iadelerinde elektronik irsaliye koşulu bulunmayabilir.
Bu durumlar, GİB e- İrsaliye mevzuatlarında daha ayrıntılı şekilde ifade edilir. Ayrıca her duruma karşı elektronik irsaliye düzenlemesinin yapılması, arşivleme ve referans bakımından firmaya avantaj sağlar.
E-İrsaliye Kesmek Zorunlu mu?
e, İrsaliye kesmenin zorunlu olduğu durumlar, işletmenin ciro büyüklüğü, faaliyeti ve sektörüne bağlı olarak belirlenir. Belirli bir ciroyu aşan firmalarda elektronik ortamda irsaliye kesmek zorunlu tutulur. Ayrıca bu belgenin yanı sıra işletme olarak finansal işlemlerinizi belgelemek adına farklı dokümanlardan da destek alabilirsiniz. Bunlardan biri ise tahsilat makbuzu olur. Yapılan tahsilatların kaydını tutan ve belgelendiren bu makbuz, elektronik irsaliye ile birlikte daha şeffaf bir ticaret süreci sunar. Ayrıca her iki belge de malların nakliye sürecinde birbirini tamamlayıcı nitelik taşır.
E-İrsaliyede Bulunması Gereken Zorunlu Bilgiler Nelerdir?
Elektronik irsaliye kesme yetkisi olan kişiler, Gelir İdaresi Başkanlığının sağladığı e- İrsaliye portalını kullanır. Buradan gereken tüm işlemler yapılabilir ve dijital irsaliye düzenlenebilir. e- İrsaliye sorgulama uygulaması da buradan yapılarak arşivleme bakımından avantaj sağlanabilir. İşte adımlar;
- GİB web sitesine ulaşım sağlayın.
- Sağ üst köşede yer alan “İnteraktif Vergi Dairesi” kısmına gidin.
- Kullanıcı adı ve şifre gibi bilgileri girerek giriş yapın.
- e-Belge sekmesinden “e- irsaliye” kısmına gidin.
- Ardından “Yeni irsaliye oluştur.” kısmına tıklayın.
- İrsaliyeyi düzenlemek istediğiniz alıcı bilgilerini, gönderimi yapılacak ürün ve hizmet bilgilerini girin.
- Malzeme bilgileri kısmını da eksiksiz doldurun.
- İrsaliye tarihi ve saatini ekleyin.
- Girdiğiniz tüm bilgileri kontrol edin ve onayladıktan sonra “Gönder” butonunu seçin.
- Bilgilerin sonradan yanlış olduğunu fark ettiyseniz de yine portal üzerinden iptal yapabilirsiniz.
Elektronik ortamda düzenlediğiniz bu belgenin kâğıt çıktısını da almanızı öneririz. Fiili sevkiyat süreci için gereken fiziki belge, arşivlenerek saklandığında firmanın referansı ve denetimleri için de işe yarayabilir. Kafanızın karıştığı noktalarda e- İrsaliye örneğine bakabilirsiniz. Peki elektronik irsaliyede bulunması gereken bilgiler neler?
- Düzenlemeyi yapan işletmeye ait bilgiler (ad, soyad, adres, ticaret unvanı, vergi kimlik numarası ve vergi dairesi)
- Belgenin düzenlendiği tarih,
- Belge numarası,
- Alıcı bilgileri (teslimat adresi, iş yeri adresi, vergi kimlik no, ilgili vergi dairesi, ticaret unvanı ve ad- soyad)
- Taşınan malın miktar ve türü,
- Ürünü taşıyacak sevkiyat aracının plaka numarası,
- Şoförün adı soyadı ve T.C. Kimlik Numarası,
- Saat ve dakika şeklinde sevk zamanı,
- Gelir İdaresi Başkanlığını belirten barkod ya da karekod.
Önemli! GİB’in 1 Eylül 2021’de yaptığı duyuruyla elektronik ortamda düzenlenen irsaliyelerde posta kodu zorunluluğu da getirilmiş durumda.
Elektronik İrsaliyenin Avantajları Nelerdir?
İş hayatında dönüşüm, temelde geleneksel kâğıt işlemlerini bırakarak dijitale geçmekle başlar. Bu dönüşümün en önemli enstrümanlarından biri de elektronik irsaliyedir. Geleneksel yöntemleri bırakıp elektronik irsaliyeye geçtiğinizde elde edecekleriniz;
- Kâğıt irsaliyelerin basım ve arşiv gibi iş yüklerinin ve maliyetlerinin minimize edilmesi,
- Hızlı ve kolay işlem, zamandan kazanılması ve bununla bağlantılı ekip veriminin artışı,
- Posta ve kargo giderlerinin düşmesi,
- Anında iletim ve gerektiği durumlarda kolay yönetim,
- Kolay denetim ve izlenebilirlik, ayrıca vergi mevzuatına uyumluluk,
- Entegrasyon ve uyum,
- Kâğıt israfını azaltarak sürdürülebilirliğe katkıda bulunmak,
- Elle yapılması olası hataları azaltmak,
- Dijital ortamda saklanan belgelere gereken durumlarda kolayca erişmek.
Kâğıt irsaliye ile aynı özelliklere sahip dijital irsaliye ile tanışarak 10 yıl süren arşivleme avantajını da elde edebilirsiniz. Bu, kayıtların elektronik ortamda güvenle saklanmasını ve şirkette yerden, dosyalardan ve arşiv dolaplarından tasarruf etmenizi de sağlar.
