İşveren ve çalışan arasında düzenli olarak sözü geçen maaş bordrosu, İnsan Kaynakları ve Muhasebe departmanlarının da haşır neşir olduğu bir kavram olarak öne çıkar. Her ay çalışanlara düzenli şekilde ödenmesi gereken ücreti ve yine bu ücret üzerinden yapılan yasal kesintilerin tutulduğu maaş bordrosu, işverenin çalışanına maaşını ödeme sürecini belgeleme niteliğine sahiptir. Ayrıca bu, olası durumlarda çalışanın hakkını kolayca alabilmesini de sağlar.
Bu yazıda maaş bordrosu ile ilgili aklınıza takılan soruların yanıtını bulabilirsiniz…
Maaş Bordrosu Nedir?
Personel maaş bordrosu, bir çalışanın belirlenmiş dönemler içinde aldığı maaşın detaylarını gösteren belge olarak nitelendirilebilir. Çoğunlukla aylık şekilde hazırlanan bordro, detaylı bir maaş özeti sağlamanın yanı sıra işveren ve çalışan arasındaki maaş ödeme sürecinin kaydı için de nitelikli bir belge özelliği taşır. Çalışanların maaşlarını hesaplama sürecinde kullanılan ve yatan maaşı kontrol etmek için kullanılan bu belge, Muhasebe ya da İnsan Kaynakları departmanı tarafından titiz bir süreçle hazırlanır. “Maaş bordrosu nedir?” sorusuna bu şekilde yanıt verdikten sonra “ücret” kavramına da kısa bir şekilde değinmekte fayda olabilir.
Not: Ücret, Türkiye Cumhuriyeti Anayasasına göre “emeğin karşılığı” olarak nitelendirilir. 4857 sayılı İş Kanunu 32.maddede belirtilen ücret, “bir kimseye iş karşılığında üçüncü kişiler ya da işveren tarafından doğrudan verilen para tutarı” olarak ifade edilir. Bu ücreti detaylarıyla gösteren belge ise maaş bordrosu olarak karşımıza çıkar.
Maaş Bordrosu Nasıl Hazırlanır?
Maaş bordrosu hazırlama, çalışan ve işverenden yapılacak kesintilerin yer aldığı bir belge olduğundan iki aşamalı olarak hazırlanır. Ücret pusulasında yer alması gereken bilgilerin eksiksiz ve doğru olması gerektiğinden birçok işveren bunu Muhasebe ya da İnsan Kaynakları departmanına hazırlatır.
Bu süreçte maaş bordrosu hazırlama programı alternatifleri öne çıkar. Söz konusu programlar, çalışanların ücret pusulalarını doğru bir şekilde hazırlamaya yardımcı olur. Çeşitli yasal kesintiler, vergiler ve işveren katkıları, ilgili dijital programlar tarafından hızlıca ve otomatik şekilde hesaplanarak risk minimize edilir. Maaş bordrosu hazırlama adımlarını aşağıda derledik;
- Bilgilerin Toplanması ve Hazırlık: Çalışanın adı, soyadı, pozisyonu, işe giriş tarihi ve ne kadar maaş aldığı gibi bilgileri toplayın. Bu bilgilere sigorta ve vergi numarası gibi bilgileri de dâhil edin.
- Hesaplamanın Yapılması: Bu bilgiler ışığında çalışma günleri ve saatlerini hesaplayın. Çalışanın ayın hangi günlerinde ve saatlerinde çalıştığını belirleyin. Vardiyalı çalışıyorsa burada söz konusu olan saatleri baz alın.
- Brüt Maaş Hesabı: Çalışanın aylık brüt maaşı saptanır. Mesai, prim, ikramiye gibi ek ödemeler varsa hesaplamaya bunlar da dâhil edilir.
- Yasal Kesintilerin Yapılması: Sosyal güvenlik primi, Gelir Vergisi ve İşsizlik Sigortası gibi yasal kesintileri hesaplanan brüt maaştan düşün. Bunu yaparken mevzuata uygun hareket ettiğinizden emin olun.
- Net Maaşı Ortaya Çıkarın: Brüt maaştan yasal kesintileri de çıkardıysanız net maaşı saptayın. Bu, sonunda çalışaca ödenecek maaşın nihai tutarını gösterir. Artık bordro belgesini hazırlayarak kontrol edebilir ve çalışana iletebilirsiniz.
Yukarıdaki adımları takip ederek bordroyu eksiksiz ve doğru bir şekilde hazırlayabilirsiniz. Daha doğru bir belge hazırlama süreci için maaş bordrosu örneğini inceleyebilirsiniz.
Maaş Bordrosunda Bulunması Gereken Bilgiler Nelerdir?
Ücret pusulasında olması ve atlanmaması gereken birçok bilgi bulunur. Bunlardan bazılarını aşağıdan bulabilirsiniz;
- Bordronun hazırlandığı dönem ve net tarih
- İş yerine ait sicil numarası
- Çalışanın adı, soyadı, SGK sicil numarası, unvanı, aldığı ücret ve ücret türü
- Çalışanın çalışma günleri
- Çalışanın hafta tatillerine bağlı kazandıkları
- Özel kesintiler (finansal yardım, sağlık kesintisi ve benzeri)
- Yasal kesintiler (Gelir Vergisi, SGK işçi payı, Damga Vergisi, İşsizlik Sigortası işçi payı ve benzeri)
- Varsa ek ödemeler (çocuk yardımı, yakacak yardımı, sağlık sigortası ve benzeri)
- Matrahlar (Gelir Vergisi, Damga Vergisi, Kümülatif Gelir Vergisi Matrahı ve benzeri)
- Çalışanın imzası
SGK maaş bordrosunun özel bir şekli bulunmaz. Bu bilgilerin tümünün yer aldığı standart bir belge hâlinde iş veren tarafından ya da üçüncü kişiler tarafından oluşturularak çalışana ulaştırılır. 2 nüsha hâlinde oluşturulan bordronun biri çalışana verilirken bir diğeri ise işverende kalır. Her iki tarafın da belgeyi imzalaması gerekir.
Maaş Bordrosunda Yer Alan Yasal Kesintiler Nelerdir?
Bordro hesaplama aşamasını daha bilinçli şekilde yapmak isteyen herkes, yasal kesinti isimleri ve oranları konusunda bilgi sahibi olmalı. Çünkü hesaplanma sırasında yapılan kesintiler, çalışanın yanı sıra işverenden de yapılır ve bu hesaplamaların üzerinde detaylı şekilde durulması gerekir. Konuyu daha iyi anlayabilmek ve kesintileri kafanızda netleştirmek için aşağıdaki tabloyu inceleyebilirsiniz;
| ÇALIŞAN TARAFINDAKİ KESİNTİLER | İŞVEREN TARAFINDAKİ KESİNTİLER |
| SGK prim ödemesinin çalışana kalan payı (Brüt tutar x %14) | SGK prim ödemesinin işverene kalan payı (Brüt tutar x %15,5) |
| İşsizlik sigortası ödemesinden çalışanın payı (Brüt ücret x %1) | İşsizlik sigortası ödemesinden işverenin payı (Brüt ücret x %2) |
| Gelir Vergisi matrahı (Brüt ücret – SGK çalışan payı + işsizlik sigortası çalışan payı) | Meslek hastalığı ve iş kazası sigortalarından gelen prim (Brüt ücret x İş kazası sigortası prim oranı) |
| Gelir Vergisi kesintisi (Gelir Vergisi matrahı üzerinde belirtilen oranlar özelinde) | İşveren tarafından yapılan diğer ek ödemeler ve primler |
| Vergi dışında kalan özel ve yasal kesintiler | – |
Yukarıdaki tabloda gördüğünüz kesinti ve ödemeler baz alınarak her bir çalışan için ayrı ayrı aylık brüt maaş ortaya çıkarılır ve maaş bordrosu hazırlanır. İşveren ve onunla birlikte çalışan diğer kişilerin bu hesaplamaları titizlikle yapması ve maaş bordrosundaki terimlerin yanı sıra sözleşmelere ve yasal düzenlemelere uygun hareket etmesi iş hukuku açısından değer taşır.
Maaş Bordrosu Ne Zaman Hazırlanır?
Şirketin muhasebe sistemine ve iç prosedürlerine bağlı olarak değişen bordro hazırlama zamanı, özel sektör çalışanları ile memurlar için ayrı seyreder. Bu noktada “Memur maaş bordrosu ne zaman hazırlanır?” sorusuna “her ayın 14’ü” yanıt olarak verilebilir. Özel sektör çalışanlarında ise bu, maaş ödeme dönemine göre belirlenir. Özel sektör işletmelerinin büyük bir kısmı, bordroları her ay sonunda veya başında hazırlamayı tercih eder.
| Memur Maaş Bordrosu | Özel Sektör Çalışanı Maaş Bordrosu |
| Çoğunlukla her ayın başında hazırlanır. Ay ortası da uygun olabilir. | İşveren tarafından belirlenen maaş ödeme gününe yönelik hazırlanır. |
| Kurumun muhasebe departmanı hazırlar ve her bir memura ayrı ayrı iletilir. | Bu tarih, genellikle her ayın sonu ya da yeni ayın başı olur. |
| – | Çalışanlara yapılan ödemelerin tarihleri, kurumun muhasebe departmanının çalışma programına göre değişir, memurlardaki gibi netlik bulunmaz. |
Maaş bordrosu, e- Devlet üzerinde görüntülenebildiğinden bordronuzun hareketlerini buradan görüntülemeyi düşünebilirsiniz.
Maaş Bordrosu Nasıl Alınır?
Maaş bordrosu sorgulama ve alma konusu, birçok çalışanı yakından ilgilendirir. Bunun için iş yerinize talepte bulunabilirsiniz. İş yerinizde bir muhasebe departmanı bulunmuyorsa ya da bordroyu fiziksel olarak almanız mümkün değilse bunun için farklı yöntemler aramanız gerekir. Peki maaş bordrosu nasıl alınır? Bunun için en pratik ve hızlı yöntem: e- Devlet.
Özel sektörde çalışan bir personel, Muhasebeye talep etmeden önce e- Devlet e- Bordro almayı da deneyebilir. Bundan elbette kamu çalışanları da yararlanabilir. Şimdi, “Maaş bordrosu nereden alınır ve uygulaması nasıldır?” sorusunu yanıtlayalım. İşte adımlar;
- e- Devlet sistemine giriş yapın.
- “Kurumlar” bölümüne erişin.
- “Hazine ve Maliye Bakanlığı” seçimi yapın.
- Açılan ekrandan “bordro” kısmını bulun ve işlemleri inceleyin.
Bu adımları takip ederek dakikalar içerisinde bordronuzu görüntüleyebilirsiniz.
Maaş Bordrosunun Önemi Nedir?
Diğer bir adıyla ücret pusulası, çalışan ve işveren arasındaki çalışma ilişkisini düzenleyen bir belge olarak öne çıkar. Çalışanlara her ay düzenli olarak ödenen maaşın resmî kanıtı olan bu belgenin önemi de oldukça yüksektir. Çünkü bordro, bir anlamda çalışanların haklarını korur ve kazançlarını takip etmelerinin yolu olarak işlev gösterir. Ücret pusulası, aynı zamanda çalışanların ve işverenlerin iki taraflı olarak bütçe yönetimi yapmasını destekler.
Çalışanın aldığı ücretin yanında vergileri ve diğer kesintileri de gösteren bu doküman, aynı zamanda bir “hesap özeti” niteliği taşır. Bordro üzerinde bulunan terimlerin doğru anlanması ve belgenin hazırlanma sürecinin bilinmesi, çalışanların maaşları konusundaki sorunları çözmesi konusunda da iyi bir rehber olur. Personel, maaş zamanı bordrosunu aldığında kesintileri ve net maaşını net şekilde görebilir.
