Mutabakat Nedir? Nasıl Yapılır?

Muhasebe, finans ve ticaret dünyası için önemli elementlerden biri olan mutabakat şirketler arasındaki ilişkilerin şeffaflığı noktasında kıymetli bir uygulama. İster bireysel olsun, ister kurumsal finans yönetiminde, her durumda mutabakatın yapılması gerek. Hesapların, ödemelerin ve çeşitli finansal kayıtların gözden geçirilerek karşılaştırılmasıyla yapılan uygulama, şirket verimliliği ve yasal süreçlere uyumluluk gibi konularda avantaj sağlar.

“Hesap onayı, dengeleme ve hesap teyidi” gibi ifadelerle de anılan uygulama, olası hataların önceden tespitini ve malî raporların doğruluğunu sağlar. Bu yazıda mutabakatın tanımını, çeşitlerini, yapılma adımlarını ve sunduğu avantajları bulabilirsiniz. Gelin, finansal süreçleri etkin şekilde yönetmenin adımlarından biri olan mutabakatın detaylarını keşfedelim.

Mutabakat Nedir?

Mutabakat kavramı, muhasebe ve finansman alanında adı sık geçen kavramlar arasında yer alır. Normal şartlarda taraflar arasındaki anlaşmayı ifade eden, muhasebe ve finansman alanında ise “Muhasebe kayıtlarının iki taraf arasında karşılıklı olarak teyid edilmesi” olarak nitelendirilen uygulamanın amacı, iki kurumun ön muhasebe birimlerinde borç ve alacak tutarlarının uyumunu kontroldür.

Türk Ticaret Kanunu 94. Madde’de belirtilen ““Sözleşme veya ticari teamül uyarınca, belirli hesap devreleri sonunda devre hesabı kapatılır ve alacak ile borç kalemleri arasındaki fark belirlenir.” ifadesi özelinde bu uygulamanın gerekliliği vurgulanır. Tüm bu bilgiler ışığında, “Mutabakat ne demek?” sorusunun yanıtı olarak “Alacak ile borç kalemleri arasındaki farkı belirleme ve hesap devrelerini kapama” cümlesi verilebilir.

Cari Mutabakat Nedir?

Cari mutabakat, “uzlaşma ve anlaşma” anlamına gelen mutabakat kavramıyla yakın bir terim olsa da farklı anlamları ve süreçleri içerir. İşletmelerin ticarî ilişkisini sürdürdüğü diğer işletmelerle borç ve alacak bakiyesini karşılaştırdığı mutabakat kavramı, finansal alanda geçtiği gibi hukuki anlaşmalarda da kullanılır. Bu anlamda mutabakat, cari mutabakat kavramından daha geniş kapsamlıdır.

Cari mutabakat ise bilhassa muhasebe ve finansman alanında kullanılır. İki işletme, alacak ve borç durumunu karşılıklı olarak teyit eder ve ortada bir tutarsızlık olması durumunda bunlar giderilir. İki taraf da şirket hesaplarını inceler ve karşılıklı uyum hâlinde mutabık olurlar. Ticarî ilişkinin sağlıklı devamını garantileyen bu uygulama, işletmelerde “mutabık kalmak” kavramının sık kullanılmasına yol açar.

Muhasebede hesap kontrolü bakımından oldukça önemli olan uygulama, karşılıklı mutabakat durumunda ortada bir alacak ya da borç olmadığını ifade eder. Ardından cari mutabakat formu hazırlanır. Söz konusu formun, A firması tarafından imzalı ve kaşeli şekilde B firmasına gönderilmesi, B firmasının ise kendi hazırladığı mutabakat formunu A firmasına iletmesi gerekir.

Mutabakat Türleri ve Özellikleri Nelerdir?

Karşılıklı anlaşma uygulaması, şirketlerin mali kayıtlarını düzenli ve doğru tutması noktasında hayati öneme sahip. İşletmelerin yaptığı bu uygulamanın türleri ise ihtiyaçlara ve kullanım amaçlarına göre şekillenmekte. Aşağıdaki tabloda öne çıkan anlaşma türlerini ve özelliklerini bulabilirsiniz;

Cari Hesap Mutabakatı	İşletmelerin birbiriyle olan ticarî ilişkileriyle gelişen alacak ve borç durumunu karşılıklı teyidi.	Finansal hataların tespit edilmesine, iki taraf arasındaki ticarî ilişkinin sağlıklı şekilde ilerlemesine katkı sağlar.
BA/BS Mutabakatı	Alıcı olarak nitelendirilen BA, ve satıcı olarak nitelendirilen BS arasındaki mutabakat formlarının bildirildiği ve uzlaşmanın gerçekleştiği süreç.	Vergi dairelerine beyan edilen tutarların doğruluğunun kontrol edilmesine, yasal sorumlulukların yerine getirilmesine olanak tanır.
e-Mutabakat	Hesap dengesi uygulamalarının dijital ortamda yapılmış formu.	Kolay ve hızlı anlaşma sağlanmasına, güvenliğin ve erişilebilirliğin kazanılmasına ve maliyet tasarrufuna katkıda bulunur.

Cari Hesap Mutabakatı

Cari hesap mutabakatı, “Şirketlerin ticarî ilişkilerini sağlıklı şekilde yürütmek için yaptığı uzlaştırma süreci” olarak nitelendirilebilir. Bu uygulama, iki taraf arasındaki iletişimin ve ilişkinin sağlıklı olması noktasında hayati değer taşır. İşte öne çıkan özellikler;

• A ve B işletmesindeki muhasebe hesaplarının doğruluğunu ortaya koyar.
• Nakit akışının yönetimine katkı sağlar.
• A ve B şirketi arasındaki ticarî ilişkinin güven temelinde sürdürülmesini destekler.
• Finansal hataların hızlı tespitine yardım eder.

Belirli dönemlerde yapılan bu işlem, son derece kapsamlı olur ve her ay sonunda düzenli olarak yapılması önerilir. Bunun yanı sıra cari hesap anlaşmasının en sık yapıldığı dönem yıl sonu olur.

BA/BS Mutabakatı

Bu tür, alıcı ve satıcı arasındaki formların bildirilmesi ve uzlaştırılmasını ifade eder. Bu uygulamaya nesne olan formda ise mal ve hizmet satışlarına dair bilgiler olur. Vergi dairelerine yapılan beyanın doğru olması önemli olduğundan işletmelerin BA/BS mutabakatına da zaman ayırması gerekir. Uygulamanın öne çıkan özellikleri;

• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesinde rol oynar.
• Muhasebe kayıtlarının her iki taraf için de tutarlı olmasını destekler.
• A ve B işletmesi arasındaki ticarî ilişkinin daha şeffaf olmasını sağlar.
• Vergi dairelerine daha doğru ve şeffaf bilgi iletilmesine yardımcı olur.

BA/BS formlarının her ayın 5’ine kadar bildirilmesi önerilir. Bu formun bildirimini düzenli şekilde takip etmek isteyen işletmeler, elektronik ortamda finansal asistan desteği alarak şirket verimliliğini artırmayı tercih eder.

e-Mutabakat

Günümüz dijital dünyasının en öne çıkan kavramlarından biri olan e-mutabakat, teknolojinin sunduğu imkânlardan yararlanarak sayısız avantaj elde etmeyi anlatır. Süreci hızlandıran, kolaylaştıran ve sonraki süreçlerin kesintisiz olmasını sağlar. Bu da birçok işletmenin “e- mutabakat nedir ve nasıl yapılır?” sorularını sormasına neden olur. Öne çıkan bazı özellikler;

• Kolay ve hızlı anlaşma sunar.
• Manuel işlemlerin yükü azalır.
• Kâğıt kullanımı minimize olur.
• Anında raporlama imkânı verir.
• Dijital kayıtlar ile erişilebilirlik artar.
• İşletmeler, zaman ve maliyet tasarrufu kazanır.
• Çevreye katkıda bulunmayı sağlar.

İnternet bağlantısı olan her yerden erişimi sağlayan online mutabakat, geri dönüşü hızlandırmasıyla yasal süreçlere de katkıda bulunur. Bu anlamda sektör fark etmeksizin her işletmenin dijital yöntemleri kullanması tavsiye edilir.

Mutabakat Nasıl Yapılır?

Cari hesap dengesi uygulaması için A ve B taraflarının sözleşme ve hesap devrelerini kapatarak formları birbiriyle paylaşması gerekir. Ardından formların doğruluğu her iki firma tarafından teyit edilir ve doğruluk durumunda ıslak imza atılarak taraflara gönderim sağlanır. Tutarlarda ortak paydaya varılmasıyla mutabık olunur. Bu aşamada, taraflar arasındaki mevcut anlaşmanın detaylarını yasal şekilde belgelendirmek amacıyla mutabakat mektubu da gönderilebilir.

Mutabakat zaptının (formunun) iletilmesi için günümüzde daha çok e-posta yöntemi kullanılır. Form, Excel ortamında veya farklı online ticarî programlarda hazırlanabilir. “Mutabakat nasıl yapılır?” sorusuna zihninizde daha net yanıt bulmak için aşağıdaki aşamaları inceleyebilirsiniz;

• Hazırlık: Anlaşmayı yapacak taraf;  fatura, banka ekstresi, alacak ve borç hesabı gibi verileri toplayarak hazırlık yapar.

• Verileri Karşılaştırma: Sonrasında karşı firmaya ulaşılarak kayıt ve belgeler karşılaştırılır. Ortada bir tutarsızlık varsa bunların tespiti sağlanır. Ortaya çıkan uyumsuzluklar, çoğunlukla yanlış yazılan faturalar ya da eksik yapılmış ödemelerden kaynaklanabilir. Sorun tespitiyle birlikte hatalı kayıtlar düzeltilir.

• Karşılıklı Onay: A ve B firmasının karşılıklı olarak mutabık kalması hâlinde “Mutabakatnâme” söz konusu olur. Formun hazırlanmasını firma yetkililerin imza süreci takip eder. Böylece yapılan uygulama da resmiyet kazanmış olur.

Bu uygulamalardan sonra her iki tarafın da yapılan güncellemeleri muhasebe kayıtlarına işlenmesi gerekir. Ayrıca karşılıklı mutabıklık sonuçlarının raporlanması da kritik önem taşır. Form ve belgeler, güvenli bir ortamda arşivlenerek şirket verimliliğinin artışı sağlanır.

Mutabakat Avantajları Nelerdir?

İşletmelerin hesap teyidi uygulaması, şeffaflık ve doğruluk açısından son derece önemli. Ayrıca bu uygulamanın sunduğu birçok avantaj da var. İşte bunlardan bazıları;

• Hataların Hızlı Tespiti: Hesap ve işlemler arasındaki hataların ve uyuşmazlıkların erkenden tespit edilmesi gerekir ve bu, söz konusu uygulama sayesinde mümkün olur.

• Finansal Kayıtların Doğrulanması: Malî raporların tutarlılığı ve doğruluğunu sağlayan uygulama, iki taraf arasındaki güvenliği sağlayarak yanlışların hızlıca düzeltilmesini mümkün kılar.

• Şeffaflık ve Kesintisiz Ticarî  İlişkiler: A ve B şirketleri arasındaki ticarî güvence altında, şeffaf bir şekilde sürdürülmesi sağlanır. Böylece karşılıklı güven sağlanır ve dolaylı yoldan şirket referansı edinilir. Bu, uzun vadeli iş ilişkileri için de etki sağlar.

• Yasal Düzenlemelere Uyulması: Yasal ve düzenleyici gereklilikler yerine getirilir. Bu durum, denetim süreçlerinde avantaj sağlar ve şirketin eksiksiz belgeye sahip olmasını destekler.

• Nakit Akışının Verimle Yönetilmesi: Alacak ve borçların doğru şekilde takibini sağlayan uygulama, şirketin bel kemiği olan nakit akışını yönetmeyi kolaylaştırarak finansal planlamaya verim katar.

• Verimlilik Artışı: Manuel hataların azaltılmasına va işlemlerin daha kısa sürede maksimum verimle yapılmasını sağlayan uygulama, iş yükünü minimize ederek muhasebe departmanının daha verimli olmasını ve zamandan kazanmasını sağlar.

• Risklerin Düşmesi: Hesaplardaki tutarsızlıkların kolayca tespit edilmesini sağlayan uygulama ile finansal riskler minimuma indirilir. Böylece her iki tarafta da finansal kayıpların oluşması engellenir.

• Düzenli Kontrol: Finansal kayıtların düzenli ve doğru bir şekilde izlenmesini sağlayan uygulama, bu anlamda firmaların kaliteli gözetim yapmasını kolaylaştırır.

• Dokümantasyon Yapma İmkânı: İki taraflı hesap onayı sonucunda hazırlanan belgeler, ileri dönemde oluşabilecek sorunlara karşı önlem almayı sağlar. Ayrıca bu formlar, gelecekteki referanslar için de önemli bir dokümantasyon niteliği taşır. Herhangi bir anlaşmazlık durumunda kaynak sorulduğunda söz konusu formlar gösterilebilir.

Muhasebe ve finansman alanında kritik öneme sahip uygulama, iş süreçlerini optimize etmek için son derece değerli bir araç. Risklerin minimuma inmesi, doğruluk, şeffaflık ve güvenin sağlanması için önemli olan uygulama, her işletme tarafından önemsenmeli ve gerektiği durumlarda profesyonellerden destek alınmalı.

Mutabakat Örneği

Mutabakat formu, şirketlerin hesap defterlerinde dönem sonlarında yapılan kontrollerin doğruluğu noktasında önemli bir form. Bu nedenle son derece özenli ve dikkatli şekilde hazırlanmalı. Bu noktada mutabakat örneğine bakarak daha bilinçli bir uygulama yapabilirsiniz;

Sayın Yetkili,

Şirketimizde bulunan cari hesabınızda, ………………….tarihi itibariyle …………… bakiyeniz bulunmaktadır. Mutabık olup/olmadığınızı bildirmenizi rica ederiz.

NOT:

• Mutabık olunmadığı takdirde hesap ekstrenizin bir nüshasını tarafımıza göndermenizi rica ederiz.

• Mutabakat veya itirazınızı BIR (1) AY içinde bildirmediğiniz takdirde T.T. K’nun 94.maddesi gereğince mutabık sayılacağımızı hatırlatırız.

Saygılarımızla,

Kaşe/İmza

Not: Formda aşağıdaki bilgilerin kesinlikle bulunması gerekir;

• Başlık
• Anlaşmanın konusu
• Varsa anlaşmanın şartları
• Gönderici unvanı, adı ve soyadı, iletişim bilgileri
• Göndericinin vergi numarası, vergi dairesi
• Mutabakat bildirim türü*
• Para birimi
• Tutar
• Dönem
• Tarih
• İmzalar

Bonus: Mutabakat bildirim türü 3’e ayrılır: Olumsuz (Negatif) mutabakat formu, Olumlu (Pozitif) mutabakat formu ve Bakiyesiz (Boş Bakiyeli) mutabakat formu. Her bir form, hesap defterlerindeki borç/alacak bakiyesinin dönem sonundaki kontrollerde teyidi için hazırlanır. 

Mutabakat işlemlerinin hızlı, verimli ve doğru şekilde yönetilmesi, şirketin geleceği için oldukça değerli. Şirketinizin finansal sağlığını korumak ve süreçleri daha ideal şekilde yönetmek için HangiKredi finansal asistan hizmetlerinden destek almayı düşünebilirsiniz. Başarıya giden yolda yanınızda olmak için hazırız!