İş dünyasında gerçekleşen ticari faaliyetlerde, farklı fatura türlerine ihtiyaç duyulur. Bunlardan biri de proforma faturadır. Alıcı ile satıcı arasında mal, hizmet ve fiyat detaylarını oluşturmak için kullanılan proforma fatura teklif niteliği taşır. Satış öncesinde hazırlanan bu belge, ticari faaliyetlerde kullanılan esas faturanın son hâlini ve detaylarını içerir. Proformaya imza atan müşteriler, aynı zamanda satış sözleşmesini kabul etmiş sayılır. Peki, proforma faturanın özellikleri neler ve nasıl hazırlanır? Konu ile ilgili öne çıkan başlıkları aşağıda bulabilirsiniz.
Proforma Fatura Nedir?
Proforma fatura, ürün/hizmetle ilgili teklif detaylarının yer aldığı bir belge olarak tanımlanır. Alışveriş öncesinde bir ön belge niteliği taşıyan doküman, satışta yaşanabilecek yanlış anlaşılmaları ortadan kaldırır. Müşteriler, proforma üzerinden satış işlemine dair detayların son hâlini kolayca görüntüleyebilir. Bu sayede satış işlemleri hatasız ve kolay ilerler. Proforma fatura hazırlama sürecinde belgenin üzerinde proforma ibaresi bulunmalıdır. Ayrıca bu belgeler satış faturaları gibi kesinlik taşımadığı için belgeler üzerinde oynama yapılması mümkündür. Bunun yanı sıra belgede herhangi bir vergi uygulaması yükümlülüğü de bulunmaz.
Proforma Fatura Ne İşe Yarar?
Dış ticaret işlemlerinde sıkça kullanılan proforma faturalar, hem büyük hem küçük çaplı işlemlerde tercih edilebilir. Mali bir değeri olmayan bu belge, bankacılık ve gümrük işlemlerinde sürecin sorunsuz ilerlemesine yardımcı olur. Uluslararası Satış Sözleşmesi adı ile bilinen doküman, genellikle yurt dışı satış işlemlerinde yer alsa da yurt içindeki müşteriler için de düzenlenebilir. Bu sayede karşı tarafa satış işlemlerindeki ciddiyet aktarılmış olur. Düzgün hazırlanmış, alıcı, satıcı ve ürün/hizmet detaylarından oluşan bir fatura müşteride güven duygusu yaratır. Böylece satış işlemleri daha hızlı ve sorunsuz gerçekleşir. Hazırlanan belge müşteri tarafından kaşelenip oyanlandığında bu, satışın kabul edildiği ve firmanın esas faturayı kesebileceği anlamına gelir. Bu sayede ticari fatura kesim işlemi öncesinde tüm detaylar netleştirilir ve olası hataların önüne geçilir.
Proforma Fatura Hangi İşlemlerde Kullanılır?
Proforma fatura oluşturma, ihracat ve gümrük işlemlerinde sıkça yapılan uygulamalardan biridir. Satış öncesinde müşteriyi bilgilendirme amacı taşıyan belge, teklif sunma ve sipariş planlama gibi farklı işlevler için kullanılabilir. Belgenin en sık tercih edildiği durumlar aşağıdaki gibidir:
- Teklif Sunma: Satıcı, alıcıya teklif sunmak için bu belgeyi düzenleyebilir. Belgede ürün/hizmete dair detaylar, ödeme, fiyat ve teslimatla ilgili koşullar bulunur.
- Gümrük İşlemleri: İhracat işlemleri sırasında ürünlerin gümrükten geçişi için proforma talep edilir. Dokümanda yer alan bilgiler gümrük beyannamesine aktarılır.
- Banka Havalesi: Bazı bankalar, yurt dışı havale işlemleri için bu belgeyi talep edebilir.
- Akreditif: Akreditif işlemleri sırasında alıcı tarafın bankasına belge gönderimi sağlanarak akreditifin aktivasyonu gerçekleşir.
- Sipariş Planlaması: Alıcı taraf, düzenlenen belgedeki bilgilere göre sipariş öncesinde planlama yapma şansı bulur ve bütçe oluşturabilir.
- Resmî İzin: Bazı ürün türlerinde ihracat veya ithalat öncesinde resmî izne ihtiyaç duyulur. Proforma faturalar sayesinde resmî izin süreçleri gerçekleştirilir.
Proforma Fatura Özellikleri Nelerdir?
Satıcı şirket tarafından satış öncesi aşamada hazırlanan belge, diğer faturalardan ayrışan birtakım niteliklere sahiptir. Proforma fatura özellikleri şu şekilde sıralanabilir:
- Bankacılık işlemlerinde kullanım özelliği taşır.
- Doküman sayesinde ihracat-ithalat işlemleri daha hızlı ilerler.
- Proforma fatura, düzenlenmesi zorunlu olmayan belge türlerinden biridir.
- Belge, niteliği itibarıyla esas faturanın kesilmeden önceki son hâlini yansıtır.
- Doküman, satış işlemleri öncesinde bir ön belge olarak müşteriye sunulur.
- Uluslararası ticarette en çok kullanılan satış dokümanları arasındadır.
- Kanuni olmayan bu belge, vergi yükümlülüğüne tabi değildir.
- Satıcı firmanın bu belgeyi düzenlemesi, satış işlemlerinde müşterinin firmaya güvenmesini sağlar.
- Faturanın üzerinde ürün/hizmet miktarı, ödeme, fiyat bilgisi gibi detaylar yer alır.
- Belgelerin yasal bir geçerliliği bulunmadığından dolayı proforma fatura geçerlilik süresi yoktur. Ancak belgeler, satış öncesi düzenlendiği için geçerlilik süresi de satıştan hemen önce olarak düzenlenebilir.
Proforma Fatura Nasıl Hazırlanır?
İlgili faturayı düzenleme işlemlerinde legal bir format yoktur. Şirketler, bu dokümanları kendi tercihleri doğrultusunda elde veya bilgisayar ortamında oluşturabilir. Bazı muhasebe programlarında proforma fatura düzenleme özelliği bulunur. Belgeler, bu programlar vasıtasıyla düzenlenip alıcıya sunulur. Fatura oluşturma aşamasında Maliye Bakanlığı tarafından onaylı kâğıtların kullanımı gibi bir zorunluluk bulunmaz. Dokümanlar, şirketlerin sahip olduğu antetli kâğıtlarla hazırlanır. Faturanın sağ üst köşesine proforma numarası ve tarih, sol köşeye alıcı-satıcı bilgileri eklenir. Orta alanda ise ürün/hizmet detayları yer alır. Bunların yanı sıra belgede belirli bilgilerin bulunması gerekir. Söz konusu bilgiler şu şekilde sıralanabilir:
- Ürün/hizmet türü
- Fatura düzenleme tarihi
- Satıcı, alıcıya ait isim/unvan ve adres bilgileri
- Ödeme yönteminin detayları
- Sevkiyat şekli
- Ürün menşei
- Fatura tarihi
- Navlun ve sigorta prim tutarları
- Ürünlere ait çeşitli detaylar (ambalaj vs.)
- Belgeyi düzenleyen firmanın imzası
Proforma Fatura Düzenlerken Dikkat Edilmesi Gerekenler
Satış süreçlerinde öne çıkan proforma faturalar, her ne kadar resmî bir belge niteliği taşımasa da düzenleme işlemlerinde bazı noktalara dikkat edilmesi gerekir. Belgenin oluşturulması aşamasında göz önüne alınması gereken detaylar şunlardır:
- Belge üzerinde yazılan tüm bilgilerin doğru ve eksiksiz olması gerekir. Satıcı, alıcı bilgileri, tarih, ürün/hizmet adedi, ödeme şekli, teslimat bilgileri gibi detaylar faturada hatasız bir şekilde bulunmalıdır. Bu sayede satış işlemlerinin problemsiz biçimde ilerlemesi mümkün olur.
- Dokümanda yer alan alıcı, satıcı isim, adres bilgileri veya ürün/hizmet tanımı gibi detayların anlaşılır ve net şekilde belgede yer alması önemlidir. Tüm bilgilerin açık olması, işlemlerde herhangi bir tereddüte düşme ihtimalini engeller. Böylece satış işlemleri hız kazanır. Faturada gerekli durumlarda ürün/hizmete ait ek detaylara da yer verilebilir.
- Şirketlerin kendi tercihlerine göre oluşturduğu bu belgelerin, düzgün bir formata sahip olması önem taşır. Antetli kâğıt kullanımı, faturanın hangi firmaya ait olduğunu belirtmek adına yararlıdır. Ek olarak belgenin düzenli görünmesi, müşterinin gözünde profesyonel bir imaj yaratılmasına aracılık eder.
- Belgeler, hem satıcı hem alıcının anlayabileceği dilde olmalıdır. Bunun için ortak diller tercih edilebileceği gibi gerekirse birden fazla dilde çeviri olanağından yararlanılabilir. İki farklı dilde düzenlenen belgelerde tüm bilgiler, her iki dilde de aynı olmalıdır.
- Fatura üzerinde yer alan tüm bilgilerin güncel olması gerekir. Satış öncesinde fiyat, ödeme veya teslimat koşullarında bir değişiklik olursa faturanın buna göre güncellenmesi önem taşır.
- Bazı ülkelerde proforma fatura düzenlemeye dair yasal yükümlülükler bulunur. Bunun önceden araştırılması ve belgenin ilgili koşullara göre düzenlenmesi, yasal problemleri önlemeye yardım eder.
- Belge üzerinde fatura numarasının olup olmadığı kontrol edilmelidir.
- Fatura yer alan ürün/hizmetin bir gümrük kodu varsa faturada bu kod kullanılmalıdır.
- Ticari işlemde kullanılan para biriminin belge üstünde net bir şekilde açıklanması gerekir.
- Belgeyi düzenleyen yetkili firma, tüm bilgiler girildikten sonra belgeyi imzalamalı ve kaşelemelidir.
- Taşıma ve sevkiyat sürecine dair detayların belgede yer alması, satışın sorunsuz gerçekleşmesine yardım eder.
- Belge düzenlendikten sonra yetkili firma tarafından son bir kez kontrol edilmelidir. Belgede herhangi bir hata veya eksik bilgi varsa dokümanın iptal edilip yeniden düzenlenmesi gerekir.
- Faturadaki ürün bilgilerinin gümrük beyannamesindeki bilgilerle örtüşmesi, işlemlerin sorunsuz ilerlemesine olanak tanır.
Siz de satış işlemlerinde profesyonel proforma fatura düzenleme tekniklerini uygulayarak müşterilerinizde güvenli bir izlenim oluşturabilirsiniz. İş yeri ihtiyaçlarınız için HangiKredi aracılığıyla sunulan KOBİ Kredisi olanaklarını inceleyebilir, uygun teklifleri hemen değerlendirebilirsiniz.
