Yevmiye Defteri Nedir? Nasıl Tutulur?

Yevmiye Defteri mali literatürde adı sıkça geçen bir defter olmasıyla geniş kesimler tarafından merak edilir. Şirketler tarafından kullanılan bu defter, günlük şekilde gider ve gelirlerin kaydedilmesini sağlar. Mali durumun düzenli şekilde takibini sağlayan bu defter, elektronik muhasebe sistemlerinin yaygın hâle gelmesiyle daha göz önüne gelmiş ve manuel kayıt sistemlerini ortadan kaldırmış durumda. Bu yazıyı okuyarak Yevmiye Defteri ile ilgili aklınızda dönen sorulara yanıt bulabilirsiniz. Keyifli okumalar!

Yevmiye Defteri Nedir?

Yevmiye Defteri basit anlamda işletmenin mali hareketlerinin günlük bazda kaydedilmesine verilen bir isim. Bu deftere yapılan düzenli kayıtlar sayesinde şirketin finansal durumu izlenebilir ve denetlemeleri rahat geçer. Defterdeki kayıtlar, aynı zamanda bilanço ve mali analiz gibi raporların hazırlanmasında temel bir veri kaynağı olur. Bu bilgilerle temel olarak “Yevmiye Defteri nedir?” sorusunu yanıtlamak mümkün.

Bu deftere kaydedilen bilgilerin tümünün bir belgeye dayanma şartı aranır. Bunun nedeni, muhasebe alanında belgesi olmayan hiçbir işlemin kaydının yapılamamasıdır. Şirket, faaliyetlerine yeni başlıyorsa deftere ilk gireceği veri “açılış bilançosu” olur. Ancak öncesinde açılan ve faal olan şirketlerin bu deftere bir önceki dönemi kapsayan bilgileri esas alarak kayıt yapmaya başlaması uygun kabul edilir.

Bilgi: Yevmiye Defteri, zaman zaman İşçi Yevmiye Defteri ile karıştırılır. Ancak bu ikisi amaç ve kapsam bakımından farklı defterler. Yazının konusu olan Yevmiye Defteri, ticaret faaliyeti yürüten bir şirketin tüm mali işlemlerinin kaydedildiği genel bir defter olarak tanımlanır. İşçi Yevmiye Defterinde ise durum daha farklı. Burada yalnızca çalışan ücretleri ve onlara yapılan ödemelerle ilgili işlemler kaydedilir.

Yevmiye Defteri Kayıtları Nasıl Tutulur?

Yevmiye kaydı yapılırken işlemlerin her biri için hesap kodu, açıklama, alacak ve borç gibi bilgiler girilir. Bunlar, şirketin mali analizini oluşturan temel bilgilerdir ve referans için değer taşırlar. Söz konusu deftere yapılan kayıtların satım ve alım işlemlerini sıralı ve tarihsel şekilde kaydetmesi gerekir. Bunun için aşağıdaki adımlar izlenir;

• Defter Seçimi: Yevmiye Defteri tutabilmenin aşamaları uygun defter seçmekle başlar. Tutulacak defterin buna uygun olması gerekir. Seçilen defterin günlere göre bölümlendirilmesi, sayfalarının numaralandırılması ve yeterli boşluğa sahip olması koşullar arasında yer alır.
• İşlemlerin Kaydı: İşletmede her gün yapılan finansal işlemler, çalışma günlerine göre sıralanır ve bu şekilde kayıt yapılır. Bu sırada ödeme, tahsilat, satış, alış ve gider gibi veriler dikkatle girilir.
• Detaylı Kayıt: Yevmiye Defteri üzerinde yapılan her bir kayıt, detaylandırılarak girildiğinde birçok bilgi kontrol altına alınabilir. Her bir işlem için güncel bakiye kontrol edildiğinde ileriye dönük problemlerin de önü kesilmiş olur.
• Denetim: Defterin tutan kişinin yaptığı herhangi bir hatanın ya da eksiğin tespiti, denetimler için büyük önem taşır. Bu anlamda yapılan kayıtların incelenmesi ve kontrol edilmesi kritiktir.

Yevmiye Defterinin mevzuata uygun ve doğru şekilde tutulması, şirketinizin referansını iyileştirir. Ayrıca şirketinizin finansal durumu daha net anlaşılır ve düzenlemeniz gereken Vergi Beyannamelerini daha rahat ve düzgün şekilde hazırlayabilirsiniz.

Bilgi: Bir yevmiye defterinde her bir muhasebe kaydının benzersiz numarası bulunur. Bu noktada sık sorulan “Yevmiye NO nedir?” sorusunun önemini bu şekilde aktarmış olalım. Benzersiz numaralar, şirketinizin işlemlerini düzenli şekilde takip edebilmenizi sağlar. Bu numaralar olmazsa deftere işlemleri düzenli ve sıralı bir şekilde girmeniz zorlaşır.

Yevmiye Defterinin Özellikleri Nelerdir?

Kronolojik Kayıt: Bu defter üzerine yapılan tüm kayıtlar, gerçekleşme sırasına göre kronolojik şekilde kaydedilir.

• Numara ve Tarih: Her kaydın numarası ve tarihi aynı olmalı. Bu şekilde kayıtlar arasında takip kolaylaşır.

Not: Burada sözü geçen tarih, muhasebe kaydının deftere işlendiği tarihi ifade eder. “Yevmiye tarihi nedir?” sorusuna da bu şekilde yanıt vermiş olalım.

• Hesap İsimleri: Kayıtlarda hesap isimleri de bulunur. İsimlerin büyük harflerle yazılması önem arz eder.
• Çift Taraflı Kayıt: Her bir kayıtta alacak ve borç olmak üzere taraflar bulunur. Bu iki tarafın da tutarının eşit olması gerekir.
• Açıklama: Defterdeki kayıtlarda yapılan açıklamalar, bilhassa denetim ve sonradan kontroller için değerli. O nedenle defterlere açıklamaları yapmalı ve işlemlerinizin niteliğini sağlamalısınız.
• Belge Referansı: Deftere yapılan kayıtlarda makbuz, fiş ve fatura gibi belgelerin referans numaraları da bulunur.
• Tutar Bilgileri: Alacak ve borç tutarları, doğru ve eksiksiz bir şekilde farklı sütunlarda belirtilir.
• Toplamlar: Her sayfa sonunda alacak ve borç toplamlarının alınması gerekir. Bu, sonraki sayfanın başında da yapılır.
• Tasdik: Defter, kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından tasdiklenmesi uygun olur. Yani Yevmiye Defterlerinin noter tasdik özelliği de bulunur.
• Yasal Saklama Süresi: Defterlerin belirli saklama süresi var. Bu süre, Vergi Usul Kanunu ile belirtilmiş durumda.
• Dijital Kayıt: Elektronik ortamda da tutulabilen defter, burada da mevzuatlara uygun olmalı.
• Düzeltme Kuralları: Her gün tutulan bu defterlerde belli düzeltme kuralları mevcut. Tüm düzenlemelerin üstü çizilerek veya karalanarak değil, mevzuatlarda belirtilen kurallara uygun yapılması gerekir.

Yevmiye Defterine girilecek kayıtlar için de belli bir süre bulunur. Bunun süresi, Vergi Usul Kanunu ile 10 gün olarak belirtilir. Muhasebe fişlerine göre giriş yapılıyorsa bu durumda bilgilerin işleme süresi 45 güne yükselir. Böyle durumlarda fişlerin yetkili kişiler tarafından imzalanması koşulu olduğunu da hatırlatalım. Fişlerin kâğıt üzerinde imzalı olmadığı durumlarda mali işlemlerin en geç 10 gün içinde deftere kaydı gerekir.

Yevmiye Defteri Yazılırken Nelere Dikkat Edilmelidir?

Yevmiye Defteri üzerine yapılan kayıtlar, bazı faktörlere dikkat edildiğinde daha doğru şekilde yapılabilir. Bunları aşağıdan bulabilirsiniz;

• Defteri doldururken hesap numaralarına dikkat etmelisiniz. Bunun için hesap planından yararlanabilirsiniz.
• Yevmiye maddesinde hesap isimlerinin büyük harfle yazılması gerekir.
• Kayıt yaparken hesap isimlerinin arasında boşluk bırakılmaz. Böyle bir durumda boşluk olan hesapların altının çizilmesi uygun olur.
• Yevmiye maddesinde bulunan alacak ve borç tutarlarının aynı ve uyumlu olması gerekir.
• Yevmiye Defterindeki her sayfanın sonuna verilerin toplamı alınarak eklenmeli. Bu değer, sonraki sayfanın başına da yazılmalı.
• Defterdeki madde numarası önünde büyük deftere ait olan sayfa numaralarının olduğu sütun koyulmuş olmalı. Buraya hesapların büyük defter özelinde hangi sayfalarda yazıldığı bilgisi girilir.

Yevmiye Defteri kayıtlarının düzenli ve doğru olması durumunda mali kayıt uygulamaları da sağlıklı hâle gelir. Bu anlamda bu defterlerin dikkatli ve düzenli şekilde tutulması kritik önem taşır. Küçük ya da büyük fark etmeksizin her işletmenin bu kayıtları yapması, mali tabloların güvenilirliğini ve şirketin referansını olumlu etkiler.

Yevmiye Defteri Tutmak Zorunlu mu?

Türkiye Cumhuriyeti kanunlarına göre tüzel ve gerçek kişi fark etmeksizin faaliyeti ticaret olan herkesin bu defteri tutma yükümlülüğü bulunur. Vergi Usul Kanunu’na (VUK) göre, hu defterler şirketlerin mali işlemlerini düzenli bir yerde tutmasını sağlar. Şirketlerin gelir ve giderlerini kaynak olarak tutan bu defter, mükellefler için önemli olan Vergi Beyannameleri’ni hazırlamaya destek olur. Bu nedenle zorunluluk, her türlü şirket hacmi için geçerlidir.

Yevmiye Defteri Örneği

Yevmiye kaydı örnekleri, internet üzerinde birçok kullanıcının araştırdığı bir konu. Bunu örnekle görmek, işletme sahipleri için daha anlaşılır olmakta. Biz de bu konuda bir örnek hazırladık. Yevmiye Defteri örneğine aşağıdaki tablodan ulaşabilirsiniz;

Tarih	Hesap Adı	Açıklama	Borç	Alacak
2024.05.08	Kasa	Gündelik harcamalar.	500 TL	–	Alacak
2024.06.08	Banka	Hesaba para yatırma.	2.700 TL	–	Alacak
2024.06.08	Malzeme alışı	Ofis malzemelerinin alımı.	1.200 TL	–	Alacak
2024.09.08	Malzeme alışı	Eksik ofis malzemelerinin satın alımı.	1.200 TL	–	Alacak
2024.10.08	Satış Geliri	Ürün Satışı	–	10.000	Alacak
2024.10.08	Kasa	Kiracıdan tahsilat.	–	7.000	Alacak

Yevmiye Defterlerinin Saklanma Süresi Kaç Yıldır?

Vergi Usul Kanunu’na göre bu Yevmiye Defterinin saklanma süresi için belirlenen süre 10 yıl. Bu süre, defter kapanış tasdiğinin uygulandığı yılı takip eden takvim yılının başı itibarıyla başlar. Genel muhasebe defter tutma yükümlülüğü kapsamında, şirketinizin Yevmiye Defteri gibi diğer önemli defterleri de tutmasını sağlamalısınız. Bu, herhangi bir denetim ve vergi incelemesi sırasında kazançlı olmanızı destekler. Ayrıca bu defterlerin saklanması, bilhassa ticarî davalarda delil niteliği taşır.

Yevmiye Defteri Elektronik Ortamda Tutulabilir mi?

Günümüzün dijital gelişmeleri sayesinde bu defterleri elektronik ortamda tutmak mümkün olmuş durumda. Üstelik elektronik ortamda tutulan Yevmiye Defterleri birçok avantajı da beraberinde getirir. Bunlardan şüphesiz en dikkat çekeni kolay yönetim ve entegrasyon olur. Bu uygulamaya geçiş yapan şirketler, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmiş olan Yevmiye Defteri belge türü kodlarını kullanarak kayıt yapması gerekir. Dijital ortamda tutulan defterler, fiziksel depolama ihtiyacını ve ekstra iş yükünü ortadan kaldırmasıyla günümüzün en tercih edilen yöntemidir.

Not: Fiziksel olarak tutulan defterlerin kaybolma riski de var. Bir tacirin defterini kaybetmesi durumunda yasal tarafta büyük eksiklik meydana gelir. Böyle bir durumda tacirin defterin kaybolduğunu öğrendiği andan itibaren 15 gün içinde yetkili mahkemeye şahsen başvurması gerekir. Bu sorunların yaşanmaması adına defteri elektronik ortamda tutmanız daha faydalı olabilir.