Kasa Hesabı Nedir? Nasıl Tutulur?

Kasa hesabı, bir işletmenin nakit giriş ve çıkışlarının düzenli olarak takibinin yapıldığı hesap türüdür. Bilançonun “dönen varlıklar” grubunda yer alan kasa hesabı, aktif karakterlidir. İşlemlerin gerçekleştirdikleri faaliyetler esnasında yapılan nakit işlemlerin tamamı bu hesaba kaydedilir. Bu nedenle son derece önemli bir hesap olarak ön plana çıkar.

Hesabın tutulabilmesi için bazı adımların sırasıyla takip edilmesi gerekir. Kasa defteri oluşturma, nakit giriş ve çıkışlarının kaydedilmesi, günlük kasa kontrolü başta olmak üzere ön plana çıkan adımların her biri; işletmelerin nakit akışının kontrol edilmesini sağlar. Peki ama kasa hesabı nedir, kasa defteri nasıl tutulur?

Kasa Hesabı Nedir?

Kasa hesabı, işletmelerin faaliyetleri esnasında ortaya çıkan nakit giriş çıkışlarının takip edildiği bir hesap türüdür. Hesabın çok daha net bir şekilde anlaşılabilmesi için şu şekilde bir maddeleme yapılabilir:

• Bilançonun “dönen varlıklar” grubunda yer alır. 100 kasa hesap kodu ile gösterilir.
• Aktif karakterli hesap olup daima borç bakiyesi verir.
• Kasa hesabında yalnızca TL cinsinden değil döviz cinsinden de para takibi oldukça pratik bir şekilde yapılabilir.
• Yıl sonunda kasa işlemleri kapsamında envanter ve sayım işlemleri gerçekleştirilerek bilançonun ilgili hesaplarına yansıtma yapılır.

Kasa hesabı ön plana çıkan özellikleri yukarıdaki gibidir.

Birçok işletme için kasa nasıl açılır sorusu önem arz eder. Hesabı açmak için bazı adımları sırasıyla uygulamanız gerekir. Bu adımlar ise genel hatlarıyla şu şekildedir:

• Manuel bir sistem ya da muhasebe yazılımından hangisini tercih edeceğinizi belirleyin.
• Muhasebe sistemi üzerinde yeni hesap oluşturun. Hesabın kodunu doğru girdiğinizden emin olun.
• İşletmenin hesabında yer alan nakit miktarını belirleyin.
• Hesaptaki miktarı günlük olarak güncellemeye özen gösterin.
• Her ayın sonunda mutabakat yapın ve kasadaki fiili bakiyeyi ve muhasebe kayıtlarındaki bakiyenin eşit olup olmadığından emin olun.

Bu adımların her biri, kasa hesabı özellikleri kapsamında yapılabilen işlemleri ifade eder.

Kasa Hesabının İşleyişi Nasıldır?

Kasa hesabı işleyişi son derece basittir. Hesabın tutulabilmesi için ilk olarak büyük bir T çizilir. T’nin sol kısmında “borç” yer alır. Sağ kısmında ise “alacak” bulunur. Borç kısmında bankadan kasaya alınan paradan çek ve senetlerin nakit tahsilatına kadar birçok detay yer alır.

Kasa hesabı işleyişi, muhasebe borç alacak mantığını ve sistemini kavrama açısından önemlidir. T’nin sol bölümünde genellikle;

• Ortaklardan ya da işletme sahibinden kasaya nakit olarak aktarılan paralar
• Alıcılardan tahsil edilen para miktarı
• Hizmet ya da mal alışı kapsamında peşin olarak alınan avans
• Bankadan kasaya aktarılan para
• Kredi kartı tahsilatlarının nakde çevrilmesi

gibi detaylar yer alır. Sol bölümde yer alan bu detaylara yevmiye kaydı girilmesi halinde ise kasa hesabında borç bölümüne işlenir. Bu durumun sebebi eklenen yevmiyenin kasa hesabında artışa sağlayacak bir etkiye sahip olmasıdır. Söz konusu işlemlerin tamamı kasa için tahsilattır. Dolayısıyla fiş kesilmesi durumunda “tahsil fişi” kesilmelidir.

101 hesap kodu ya da 101 kasa hesabı olarak da bilinen kasa hesabının sağ bölümünde ise kasaya eksi etki gösteren detaylar bulunur. Tablonun sağ bölümüne yani “alacak” kısmına eklenen her kalem, kasadan nakit çıkışını ifade eder. Alacak bölümünde yer alan detaylar;

• Kasadan bankaya aktarılan paralar
• Satıcılar için yapılan nakdi ödemeler
• Hizmet ya da mal satışı kapsamında önden peşin olarak avans verilmesi
• Kasadan ortaklara nakit olarak para verilmesi
• Çek ya da senet verilmesi durumunda bu ürünlerin nakit ödemeleri

Şeklindedir. 101 muhasebe kodu kapsamında muhasebe programlarından “tediye” fişi kesilmelidir. Tediye fişi, temel olarak işletmeye ait kasadan çıkan paraları ve bu paraların hangi amaçlar doğrultusunda kullanıldığını gösterir. Dolayısıyla alacak bölümüne kaydedilen tüm nakit akışının tediye fişi olarak kesilmesi gerekir.

Kasa Hesabı Tutarken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Kasa hesabı, işletmelerin nakit akışlarının doğru ve efektif şekilde takip edilebilmesi açısından önemlidir. Dolayısıyla bu hesap tutulurken birçok önemli noktaya dikkat etmekte fayda vardır. Özellikle kasaya yapılan girişi çıkışları belgelendirmek ve resmi evraklar halinde muhafaza etmek, olası aksaklıkları önemli ölçüde engelleyecektir.

Ayrıca alacak senetleri, verilen sipariş avansları hesabı gibi nakit akışları mutlaka belgelendirilmelidir. Bunların dışında kasa sayım tutanağı tutulmalı ve kasa fazlası muhasebe kaydı ile kasadaki fazla nakit kayıt altına alınmalıdır. Genel olarak kasa hesabı yaparken dikkat edilmesi gerekenler şu şekildedir:

Kasada kanunlar ya da işletme kuralları kapsamında bulunması gereken maksimum ve minimum nakit miktarına dikkat edilmelidir.

• Düzenli olarak beli aralıklarla kasa sayımı yapılmalıdır.
• Olası yetkisiz erişimler engellenmelidir.
• Günlük olarak kasa defteri tutulmalıdır.
• Eksik kayıt alınmadığından emin olunmalıdır.
• Giderler ve gelirler doğru şekilde sınıflandırılmalıdır.

Bunların yanı sıra günlük olarak kasa kapanış işlemleri yapılmalı ve kayıt altına alınmalıdır. Kasa fazlası hesabı da kapanış işlemlerinde detaylı şekilde belirtilmelidir. Özellikle düzenli olarak deneyim yapmak kasa hesabının sağlıklı ve sürdürülebilir olması açısından önemlidir. Dolayısıyla düzenli olarak denetim yapılmasında fayda vardır.

Kasa Hesabında Yıl Sonu İşlemleri Nasıl Yapılır?

Kasa hesabı yıl sonu işlemleri için Vergi Usul Kanunu kapsamında düzenleme yapılmıştır. İlk düzenleme gereğince kasa hesabında yıl sonu işlemlerinde envanter ve değerleme yapılmalıdır. Yıl sonunda yapılan kasa hesabı işlemleri, yıl sonu kapanışı açısından önem arz eder.

Yıl sonunda yapılan bu işlemlerde ticari kredi kartları kullanımı ve diğer tüm alacak ya da borçlar değerlendirilir. İki aşamadan oluşan kasa hesabında yıl sonu işlemleri, bazı durumlarda aylık bazda da yapılabilir. Özellikle envanter takibinin aylık olarak yapılması, yıl sonunda yapılan kasa hesabına önemli ölçüde olumlu etki sağlar.

Envanter

Yıl sonu kasa hesabı, temel olarak iki işlemden oluşur. Bunlardan ilki envanterdir. Envanter takibi olarak tanımlanabilecek bu işlem; varlık, borç ve alacakların belli bir dönemi kapsayacak şekilde tespit edilmesine yöneliktir. Yıl sonu işlemleri kapsamında envanter takibi yapılması halinde ilgili dönem, bir yıllık periyottur.

Kasa hesabında yıl sonu işlemleri kapsamında envanter takibi yapılması halinde mutlaka tutanağa bağlanmalıdır. Fiziki olarak kasanın sayılması ile başlayan envanter takibi işleminde kasa hesabında yer alan borç bakiyesi de değerlendirilir. Bu değerlendirmede kasa hesabının borç bakiyesi ile fiziki kasa karşılaştırılır.

Karşılaştırmanın yapılma sebebi yıl sonunda herhangi bir artı ya da eksi bakiyenin olup olmadığını tespit etmektir. Bazı durumlarda yapılan sayım sonucunda fiziki kasadaki varlıklar ile borç bakiyesi arasında farklar ortaya çıkabilir. Eksi fark tespit edilmesi halinde 197-Sayım ve Tesellüm Fazlalıklar hesabı yapılmalıdır.

Aradaki farkın artı bakiye olması halinde ise 397-Sayım ve Tesellüm Fazlalıkları hesabı yapılır. Her iki durumda da elde edilen sonuçların kayıt altına alınması ve tutanakla resmileştirilmesi önemlidir. Aynı zamanda ilgili farkların neden olduğuna ilişkin araştırma yaparak yıl sonu hesabının kapatılmasında fayda vardır.

Değerleme İşlemi

Yıl sonu kasa hesabında bir diğer işlem ise değerlemedir. Değerleme işlemi temel olarak döviz cinsinden kasa varlığının uygun şekilde tespit edilmesi ve kayıt altına alınmasıdır. Aylık olarak da yapılabilen bu işlemin belirlenen periyotlarda düzenli olarak uygulanması, nakit takibi açısından önem arz eder.

Kasaya döviz girdisinin olması halinde bunun karşılığı olan TL miktarı, 100 kasa hesabı ile takip edilir. Döviz cinsinden takip edilmesi halinde ise 900 Nazım Hesaplar yöntemi kullanılmalıdır. Döviz kasa varlıkları için değerleme işlemi bilançonun açıklandığı tarih baz alınarak yapılır.

Dolayısıyla bilançonun açıklandığı tarihteki döviz kuru referans olarak kabul edilir. Değerleme işleminin ardından ortaya çıkan kur farkının pozitif olması halinde 646-Kambiyo Kârlar hesabıyla takip edilmesi gerekir. Sonucun negatif olması halinde ise 645-Kambiyo Zararlar hesabı ile takip yapılmalıdır.

Kasa Hesabı ve Günlük Kasa Defteri Arasındaki Farklar Nelerdir?

Kasa hesabı, bilanço içerisinde yer alır. Dolayısıyla muhasebenin bir parçasıdır. Bu hesabın yapılmasının temel amacı, işletmenin belirli bir dönemi kapsayacak şekilde toplam nakit varlıklarının belirlenmesidir. Günlük kasa defteri ise kapsam bakımından kasa hesabına göre çok daha sınırlıdır.

Günlük kasa defteri kasaya giriş ya da çıkış yapan nakitleri kaydetme imkanı sağlar. Temel olarak günlük bazda işletmenin giderlerini detaylı şekilde tespit etmeyi amaçlar. Kasa hesabı ve günlük kasa defteri arasındaki bir diğer önemli fark ise kayıt yöntemidir. Günlük kasa defteri ödeme ya da tahsilatların işlenmesi ile tutulur.

Kasa hesabında ise yapılan işlemler muhasebenin önemli bir parçasıdır. Dolayısıyla kayıtlar belirlenen tarihlerdeki tüm işlemlerin özetini içerecek şekilde detaylıdır. Son olarak kasa hesabı ve günlük kasa defteri arasındaki önemi bir fark da resmi niteliktir. Kasa hesabı, resmi bir işlemdir. Günlük kasa defteri ise işletmeler için operasyonel işleve sahiptir. İşletmenin tahsilat makbuzu, nakit gelirleri, nakit giderleri ve ödemeler gibi kalemleri içerir. Günlük düzende işletmenin nakit varlığını tespit etmeyi kolaylaştırır.