Tahsilat Makbuzu Nedir? Nasıl Kesilir?

Ticari faaliyette bulunan şirketler, alım-satım işlemlerinin ardından bunu makbuzla belgeler. Kesilen makbuzlar, işlemin gerçekleştiğine dair ispat niteliği taşır. Firmalarda ödeme sonrası kullanılan belgeler arasında tahsilat makbuzu da bulunur. Bu belge sayesinde yapılan ödeme resmî şekilde belgelenir. Bir kurumdan aldığınız ürün/hizmette sorun yaşamanız hâlinde makbuzu göstererek ortaya çıkan anlaşmazlıkları giderebilirsiniz. Ödemenin yapıldığını kanıtlayan belge, işlemlerin hukuki çerçevede ilerlemesine de yardımcı olur. Peki, tahsilat makbuzu nedir, nasıl doldurulur? Konuya dair merak ettiğiniz tüm detayları içeriğin devamında bulabilirsiniz.

Tahsilat Makbuzu Nedir?

Tahsilat makbuzu; bir ürün/hizmetin satışının gerçekleştiği, ödemenin yapıldığı durumlarda kesilen makbuz türüdür. Söz konusu belge; genellikle kıymetli evrak, ürün veya para gibi değerli unsurların teslim alındığı zaman düzenlenir. Makbuzu, ödemenin bir kısmı veya tamamının gerçekleştiği durumlarda hazırlayabilirsiniz. Bunun yanı sıra kredi kartı, çek gibi farklı ödeme yöntemleri ile yapılan satın alımlarda da kesmeniz mümkündür. Makbuz ile birlikte karşı taraftan aldığınız ödemeyi hukuki bir şekilde belgelemiş olursunuz. Ürün/hizmetle ilgili olumsuz bir durum oluştuğunda ise belgeyi ibraz etme hakkınız bulunur. Tahsilat makbuzu, sık sık teyide makbuzu ile karıştırılır. Aralarındaki fark, teyide belgesini hazırlayan tarafın ödemeyi yapan şirket olmasıdır. Tahsilat makbuzu ise ödemeyi alan şirket tarafından düzenlenir. Belge, iki nüsha hâlinde kesilir. Belgenin orijinali müşteriye verilirken bir kopyası ise şirkette kalır. Makbuz kesmeye gerek olmayan durumlar ise şunlardır:

• Nakit ödeme sonucu yazar kasa fişi kesildiğinde,
• Kredi kartı ödemeleri yapıldığında POS cihazından çıkan slip olduğunda,
• Havale veya EFT ile banka üzerinden gerçekleştirilen işlemlerde banka dekontu olduğunda,

Tahsilat Makbuzu Ne İçin Kullanılır?

Şirketin alım-satım işlemlerini belgelemesi adına kullanılan makbuzlar, ödeme ispatı niteliği taşır. Bunun yanı sıra belgeleri, vergi işlemlerinde ve muhasebeyle ilgili işlemlerde değerlendirmek de mümkündür. Makbuzun kullanım amaçları şöyle sıralanabilir:

• Ödeme İşleminin Belgelenmesi: Makbuz, alıcının ürün/hizmet için ödeme yaptığını, satıcının da ilgili ödemeyi aldığını kanıtlar. Belge, her iki taraf için de herhangi bir anlaşmazlık hâlinde yasal delil olarak kabul edilir.
• Vergi Kayıtlarının Tutulması: Kesilen makbuzlar, vergi dairesine sunulmak için şirket tarafından saklanır. Belgeler sayesinde şirketler gelir-gider akışlarını kontrol edebilir, vergisel ödemeleri hakkında fikir sahibi olabilir.
• Muhasebe kayıtlarının tutulması: Makbuzlar, şirketlerin muhasebe kayıtları tutmasına yardımcı olur. Bu belgeler sayesinde şirketler, hangi ürün/hizmetin ne kadara satıldığını, hangi tarihlerde tahsilat yapıldığını kolayca takip edebilir.

Tahsilat Makbuzu Nerelerde Kullanılır?

Tahsilat yapıldığına dair bir delil sayılan belge, özel sektör ve kamu kurumlarında kullanılan yasal evraklardan biridir. Makbuzların hazırlanıp kesildiği yerler şu şekildedir:

• Özel Sektör: Çalışanların maaş, fatura ve benzeri ödemeleri için tercih edilebilir.
• Kamu Kurumları: Belge, maaş ve vergi ödemesi gibi çeşitli kamusal işlemlerde kullanılabilir.
• Okullar: Öğrencilerin, okul ücretlerinin ödenmesi esnasında makbuz ile ödeme tasdik edilebilir.
• Sağlık Kurumları: Sağlık kurumlarındaki muayene ve tedavi işlemlerinde makbuz ile ödeme gerçekleştirilebilir.

Tahsilat Makbuzu Nasıl Doldurulur?

Makbuz, iki taraf arasındaki alacak-verecek işlemlerinin nasıl sonlandığını gösteren bir belgedir. İlgili makbuz, ödeme yapıldıktan hemen sonra ödemeyi alan şirket tarafından doldurulur. İşlemi ilk defa yapacak çalışanların tahsilat makbuzu doldurma örneği incelemesi yapması, ardından belgeyi doldurması tavsiye edilir. Tahsilat makbuzu düzenleme aşamasında şu adımlar takip edilir:

• Belge üzerinde makbuzu düzenleyen kişinin adı, soyadı ve unvanı yer almalıdır.
• Makbuz hazırlayan şirketin, adresi ve telefon bilgileri eksiksiz bir biçimde belgeye yazılmalıdır.
• Belgenin düzenlendiği tarih, kâğıt üzerinde mutlaka bulunmalıdır.
• Yapılan ödeme tutarı, hem rakam hem yazı ile belgede belirtilmelidir.
• Makbuzda ödemenin neden yapıldığı kısa bir şekilde açıklanmalıdır.
• Ödemenin çek aracılığıyla yapılması durumunda çekin ait olduğu banka, seri numarası belgede bulunmalıdır
• Ödemeyi gerçekleştiren kişinin, isim-soyisim bilgileri makbuzda yer almalıdır.
• Ödemeyi alan kişinin imzası belgede mutlaka olmalıdır.

Tahsilat Makbuzu Nasıl Kesilir?

Ödeme işlemini belgeyen makbuzun, ödeme gerçekleştiği gün kesilmesi gerekir. Ayın sonunda kesilmesi gereken belgenin bekletilerek bir sonraki ayda kesilmesi, bir önceki ayın vergi durumunu etkileyebilir. Bu da devlete verilen vergi oranlarının yanlış hesaplanmasına yol açabilir. Bu sebeple belgenin zamanında kesilmesine dikkat edilmesi son derece önemlidir. Belge üzerinde doldurulması zorunlu olan bölümleri doldurduktan sonra iki nüsha çıkarılması gerekir. Belgeler üzerine şirket kaşesi vurulup imzalandıktan sonra bir nüsha müşteriye verilir, diğeri şirkette saklanır.

Tahsilat Makbuzu Düzenleme Limiti Nedir?

Makbuz ile ilgili düzenleme işlemleri, Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği tarafından belirlenen maddelerle gerçekleştirilir. Buna makbuz limit durumu da dahildir. Tebliğ uyarınca bir gün içinde 7 bin TL’yi aşan satın alma işlemlerinde, ödemelerin bankalar ve finansal kuruluşlar aracılığıyla gerçekleştirilmesi gerekir. Bu miktarı aşan her ödeme için şirketinizde tahsilat makbuzu kesebilirsiniz. Uygulama aynı zamanda esnaflar, tüccarlar, serbest meslek esnafları, defter tutmak zorunda olan çiftçiler için geçerlidir. Makbuza ek olarak şirketinizde ürün/hizmet alımına dair e-fatura, e-irsaliye gibi belgeleri de düzenlemeniz gerekir. Kanun gereğince 7 bin TL’yi aşan durumlarda makbuz kesmemeniz hâlinde, ödenen miktarın %5’i oranında usulsüzlük cezası alabilirsiniz. Aynı günde aynı kişiye parça parça ödeme yapılması hâlinde ve tutarın 7 bin TL’yi aşması durumunda da aynı düzenlemeleri gerçekleştirmek gerekir.

Tahsilat Makbuzu Fatura Yerine Geçer mi?

Tahsilat için düzenlenen makbuz ve fatura, farklı niteliklerle birbirinden ayrılan iki belge çeşidi olarak bilinir. Fatura tahsilat makbuzu ile aynı işleve sahip değildir. Fatura, satılan ürün/hizmetin belgelendirilmesi amacı taşır, vergi mükellefiyeti oluşturur. Bunun yanında fatura, alıcıya iade ve garanti hakkı sunar. Aynı zamanda bu belge, gider pusulası olarak da kullanılabilir. Tahsilat makbuzu ise nakit, çek ile yapılan ödemeleri kanıtlama niteliği taşır. Herhangi bir vergi mükellefiyeti oluşturmayan makbuz, iade ve garanti gibi haklar sağlamaz. Ayrıca makbuz gider pusulası işlemlerinde değerlendirilemez.

Tahsilat Makbuzu Düzenlerken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Belgede zorunlu bölümlerin dikkatli bir şekilde doldurulması, düzenleme tarihinin makbuza eklenmesi büyük önem taşır. Aksi durumda makbuz geçersiz hâle gelebilir. Makbuz düzenleme işleminde göz önünde bulundurmanız gerekenler şunlardır:

• Makbuz düzenlerken tüm bilgileri eksiksiz ve doğru şekilde girmeniz önemlidir. Yanlış, eksik yazılan bilgiler ileride hukuki sorunları beraberinde getirebilir.
• Makbuzda boş alanları mutlaka doldurmanız gerekir. Boş bırakılmış alanlar olursa bu alanların üzerini çizmeniz şarttır. Böylece makbuzda sonradan yapılabilecek değişiklikleri önlemiş olursunuz.
• Her makbuz için eşsiz bir seri numarası kullanmalısınız. Bu sayede makbuzların takibini kolaylıkla gerçekleştirebilirsiniz.
• Ödemeyi alan tarafsanız firmanızın kaşesini makbuza mutlaka basmalısınız.
• Ödemenin kime yapıldığını belge üzerinde isim-soyisim şeklinde yazmalısınız.
• Tahsilat makbuzu, şirketinizdeki yetkili bir kişi tarafından düzenlenmelidir.
• Şirketinizin düzenlediği makbuzları, en az 5 yıl boyunca saklamanız gerekir.
• Kullandığınız tahsilat makbuzlarının; firma logonuzun, adres ve telefon bilgilerinizin yer aldığı profesyonel bir görünümde olmasına özen göstermelisiniz.
• Makbuzların, güncel tarihli ve yasal mevzuatlara uygun formda olmasına dikkat etmeniz gerekir.
• Şirketinizde dijital dönüşümden faydalanıyorsanız elektronik tahsilat makbuzu düzenleyebilirsiniz. Bilgisayar üzerinde hazırladığınız makbuzları daha kolay saklayabilirsiniz. Bunun yanı sıra e-makbuzlar daha güvenli ve çevre dostu olarak kabul edilir.
• Ödemeyi alan kişinin ad-soyad bilgilerinin belgede yer almasına dikkat etmeniz gerekir.
• Makbuz, eksiksiz şekilde doldurulduktan sonra belgeyi alan kişinin tüm bilgileri teyit etmesi önemlidir. Bu da imza yoluyla gerçekleştirilir. Makbuzu alan kişiye belgeyi imzalatarak belgenin geçerli hâle gelmesini sağlayabilirsiniz. Böylece makbuz yasal niteliği olan bir belge hüviyetine kavuşur.

Siz de şirketinizin ödemelerinde tahsilat makbuzunu yasalara uyumlu şekilde düzenleyerek işlemlerinizi gerçekleştirebilirsiniz. Şirketinizin mali ihtiyaçları için HangiKredi KOBİ desteğine başvurabilir, işletmenize en uygun seçeneğe ulaşabilirsiniz.