Fatura; ürünün ya da hizmetin cinsini, miktarını ve fiyatını bildirmek için satıcının alıcıya verdiği hesap pusulasıdır. Tamamlanmış işlemler için düzenlenir ve alım satım ilişkisinin gerçekleştiğini gösterir. Henüz sona ermeyen işlemlerde ve taraflar arasındaki anlaşmayı kesinleştirmek adına hazırlanan belgeye ise proforma fatura denir. Teklif faturası olarak da bilinen bu evrak türüne dair daha detaylı bilgi için yazıyı okumaya devam edebilirsiniz.
Proforma Fatura Nedir?
Proforma fatura, iş tamamlanmadan önce müşteriye sunulan ve teslim edilmemiş mal ya da hizmetlerin tahmini detaylarını içeren bir ön satış belgesidir. İşin kapsamını belirlemek, anlaşmazlıkları önlemek ve müşteri ile satıcı arasındaki taahhütleri netleştirmek için kullanılır. Zorunlu fatura numarasını içermeyen bu belgeler, yasal olarak bağlayıcı değildir. Fakat ticari işlemleri şeffaf hâle getirme, müşteri ilişkilerini güçlendirme ve uluslararası ticaretteki gümrük süreçlerini kolaylaştırma gibi faydalar sağlar.
Ödemelerinizi rahatlatarak finansal ve operasyon performansınızı destekleyen avantajlı ticari kredi kartlarına HangiKredi KOBİ’den başvurun!
Standart Fatura ile Proforma Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?
Proforma fatura, özellikleri ve kullanım alanı itibarıyla standart hesap pusulasından ayrılır. Aşağıdaki tabloda standart fatura ile bu belge arasındaki farkları görebilirsiniz.
Proforma FaturaStandart FaturaTeslim alınacak ürün ya da hizmet hakkında tahmini bilgileri içerir.Teslim edilen ürün ya da hizmete dair kesin detayları belgeler.Yasal bağlayıcılığı olmadığı için vergi ve muhasebe süreçlerinde kullanılmaz.Ticari işlemlerin muhasebe kayıtlarında ve vergi beyanlarında baz alınır.Zorunlu fatura numarası içermez.Fatura numarası içermek zorundadır.
Normal fatura satış esnasında; diğeri ise bu işlemden önce oluşturulur. Ayrıca proforma fatura, gelir gider defterine kaydedilmez. Zira bu belge verildiğinde henüz faturaya konu edilen taahhüt gerçekleşmemiş olur. İşlem tamamlandığında ise standart fatura düzenlenir.
Proforma Fatura’nın KOBİ’lere Sunduğu Avantajlar Nelerdir?
Proforma fatura, alıcı ve satıcı arasındaki ticari ilişkiyi daha şeffaf hâle getirir. Bu belgede mal ya da hizmetin maliyetleri, fiyatı, türü, miktarı ve diğer detayları yer alır. Böylece her iki taraf da taahhüdün şartlarını somut bir belgeden takip eder. Proforma fatura düzenlemenin KOBİ’lere sunduğu diğer avantajlar şunlardır:
- Müzakere fırsatı: Proforma fatura, ticari ilişkinin şartlarını müzakere etme fırsatı verir. Bu belgede netleştirilen şartlar, gelecekteki anlaşmazlıkları önlemeye yardımcı olabilir.
- Planlama ve bütçeleme: Teklif faturası, işletmenizin projelerini planlamanıza destek verir. Tahmini maliyetler ve gelirler sayesinde hem bütçeyi kolayca oluşturmanız hem de kaynaklarınızı etkin yönetmeniz mümkün hâle gelir.
- Dış ticaret: Proforma fatura, KOBİ’lerin dış ticaret yaparken kullanabileceği bir belgedir. Uluslararası gönderimlerde ve vergi süreçlerinde ihtiyaç duyulan bilgileri içermesiyle gümrük işlemlerinin hızlı ilerlemesini sağlar.
- İşe başlama izni: Bu belge, müşterinin işin başlamasına daha kısa sürede onay vermesine yardımcı olabilir. Özellikle büyük projelerde müşteriler, işi resmî olarak kabul etmeden önce söz konusu faturayı incelemek isteyebilir.
- İş akışı verimliliği: Proforma fatura, işin ne zaman tamamlanacağını ve hangi tarihlerde ödeme alacağınızı planlamanızı kolaylaştırır. Böylece olası aksaklıkları önceden belirleyebilir, iş akışının verimini artıran adımlar atabilirsiniz.
Proforma fatura ile kredi alma süreçleri de kolaylaşır. Teklif faturasında işin tahmini fiyatı yer alır. Müşteri konumundaki işletme, faturadaki tutarı öğrendikten sonra bankalara ilgili bedel kadar kredi başvurusu yapabilir. KOBİ’ler için kredi veren bankalara HangiKredi KOBİ’den ulaşabilir, avantajlı tekliflerle finansman ihtiyacınızı karşılayabilirsiniz.
Hangi Alanlarda Proforma Fatura Kullanılır?
Farklı alanlarda ve faaliyetlerde proforma fatura kullanılabilir. Proforma fatura; ihracat, ithalat, online satış, proje taahhütleri ve danışmanlık hizmetleri gibi süreçlerde ön plana çıkar. Sektörel anlamda ise bu belge; perakende, inşaat, finans ve e-ticaret iş kollarında sıklıkla düzenlenir.
Öte yandan, KOSGEB proforma fatura gibi özel belge türleri de bulunur. KOSGEB teklif faturası, girişimcilik desteği talep edilen işin niteliğini ve faaliyetlere konu olan ürünün ya da hizmetlerin detaylarını içerir. Bu nedenle ilgili kurumun proje ve iş planlarını değerlendirirken baz aldığı belgeler arasındadır. Örneğin “Yeni Girişimci Destek Programı” kapsamında gerçekleştirmek istediğiniz projeyi, proforma faturayla KOSGEB’e iletebilirsiniz.
Proforma Fatura Nasıl Kesilir?
Proforma fatura kesmek için izlemeniz gereken bazı adımlar vardır. Öncelikle düzenlediğiniz belgenin sağ üst köşesinde fatura türünü belirtmelisiniz. Ardından aynı bölüme proforma numarası ve tarihi gibi bilgileri yazabilirsiniz. Belgenin sol üst köşesinde ise satıcı ve alıcının bilgileri yer alır. Takip eden başlıklarda bu faturada olması gereken bilgilere, belgenin geçerlilik süresine ve içerdiği İngilizce terimlere dair detayları görebilirsiniz.
Hazırlanan Proforma Fatura Hangi Bilgileri İçermelidir?
Teklif faturaları, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda yer almaz ve yasal açıdan bağlayıcı değildir. Fakat yine de bazı düzenleme prosedürlerine tabidir. Bu fatura türünde bulunması gereken bilgiler şunlardır:
- Faturanın tarihi ve numarası
- Alıcı ile satıcının ad soyadları, telefon ve adres bilgileri
- Hizmet ve ürünün içeriği
- Sağlanan hizmetin ya da ürünün bedeli
- Ödeme şekline ilişkin bilgiler
- Sigorta prim ücretleri
- Ürününün ait olduğu yere dair detaylar
- Malların ağırlığı, ebatı ve miktarı
- Sevkiyat türü hakkında bilgiler
- Ürünün sahip olduğu ambalaj özellikleri
- Faturayı hazırlayan kişinin imzası
Tüm bu bilgileri, bir elektronik tablo programı üzerinden ya da fiziki yollarla faturaya ekleyebilirsiniz. Vergi kanunlarında proforma faturalara ilişkin bir hüküm bulunmaz. Ayrıca bu belgeler için her türlü resmî sözleşmede alınan Damga Vergisi ödenmez.
Proforma Fatura’nın Geçerlilik Süresi Ne Kadardır?
Proforma fatura için sabit bir geçerlilik süresi yoktur. Zira bu süre; işletmenizin politikalarına, anlaşmalarınıza ve müşteri ilişkilerinize bağlı olarak değişebilir. Örneğin bazı KOBİ’ler, teklif faturalarını 1 ay boyunca geçerli kılarken; diğerleri 15 gün ya da daha uzun süreler belirleyebilir. Bazı büyük çaplı projelerde ve uluslararası ticarette ise geçerlilik tarihi görece daha uzun olabilir.
KOBİ’ler için Proforma Fatura Örneği ve İçinde Geçen İngilizce Terimlerin Açıklamaları
KOBİ’ler, proforma fatura şablonunu edinerek bu belgeyi ticari işlemlerinde kullanabilir. Örneğin işletme filonuza eklenecek bir araç için proforma fatura kesmek istediğinizi varsayalım. Bu belgede aracın ham fiyatı, vergi bedelleri, tescil masrafları, tahmini sigorta ve kasko teklifleri ve toplam anahtar teslim tutarı gibi detaylar bulunur. Örnek teklif faturalarının genelinde yer alan İngilizce terimler ise şöyledir:
| İngilizce | Türkçe | İngilizce | Türkçe |
| Exporter | İhracatçı | Importer | İthalatçı |
| Invoice | Fatura | Shipper | Nakliyeci |
| Company Name | Şirket Adı | Country of Origin | Menşe Ülke |
| Terms of Delivery | Teslim Şekli | Terms of Payment | Ödeme Şekli |
| Final Destination | Varış Noktası | Expert Route | Taşıma Rotası |
| No Pieces | Paket No | Quantity/QTY | Miktar |
| Dimensions | Boyutlar | Total Gross Weight | Toplam Brüt Ağırlık |
| Description of Goods | Ürünün Tanımı | Proposed Date of Export | Önerilen Teslim Tarihi |
| Commodity Code | Gümrük Kodu | Currency | Para Birimi |
| Freight | Navlun* | Unit Price | Birim Fiyat |
| Handling | Elleçleme** | Total Price | Toplam Fiyat |
Ayrıca bu belgede H.S Number, yani G.T.İ.P No da yer alır. Uluslararası anlamda G.T.İ.P, Gümrük Tarife İstatistik Pozisyonu’nun kısaltmasıdır. Türkiye’de bu numara, GTİP Gümrük Tarife Cetveli’ndeki 12’li koda verilen isimdir.
Proforma Fatura Kesildikten Sonraki Adımlar Nelerdir?
Müşteri, proforma faturadaki tahmini maliyetleri ve diğer detayları kabul ederek işleme onay verir. Ardından sıra, bu geçici belgenin standart faturaya dönüştürülmesine ve anlaşmanın resmîleştirilmesine gelir. Bu ön anlaşma belgesi, belirtilen satış koşullarının alıcı tarafından uygun bulunması durumunda ve müşterinin siparişi üzerine kesin satış faturasına çevrilebilir.
Notlar:
*gemide taşınan yük
**gümrük gözetimindeki eşyanın asli niteliklerini değiştirmeden istiflemek
